Úlohy a funkcie služby podpory riadiacej dokumentácie. Štruktúra služby dhow v moderných podmienkach Hlavné funkcie štruktúrnych jednotiek služby dhow

Úvod

Od pradávna sa k nám dostali rôzne druhy dokumentov, pomocou ktorých máme možnosť spoznať históriu našej krajiny, jej hrdinskú minulosť, osobitosti života jej obyvateľov, právne formy a etické normy vzťahov medzi ľudí.

Potreba vytvárať dokumenty vznikla súčasne s príchodom písania. Navyše sa domnievajú, že práve potreba tvorby rôznych dokumentov (dohôd, zmlúv a pod.) viedla k vzniku písma ako spôsobu prezentácie informácií nielen osobného, ​​ale aj celoštátneho významu. Už v 5. stor. pred Kr., staroveký rímsky plebs požadoval zavedenie jasných „písaných“ zákonov. Tvorba písaných zákonov a nariadení bola aj hlavnou požiadavkou stredovekých povstaní. Keď sa objavili zákony, od úradníka sa vyžadovala absolútna presnosť znenia a dokonalé znalosti o forme prezentácie, inak by dokument stratil platnosť.

S rozvojom písma sa dokumenty stali spôsobom komunikácie a prenosu informácií.

Až do konca pätnásteho storočia. vládne inštitúcie ešte neexistovali, ich funkcie vykonávali jednotliví funkcionári alebo orgány vykonávajúce svoju činnosť buď s veľmi obmedzeným počtom zamestnancov, alebo úplne bez zamestnancov. Samotný systém riadenia jednotný systém riadenia kancelárie nepožadoval.

Písomné doklady, ktoré sa zachovali do našich čias, však dokazujú, že už v 10. stor. existovala kultúra písania dokumentov. Ide o zmluvy s Byzanciou v rokoch 911 a 945.

S nárastom počtu vytvorených dokumentov sa nahromadili tradície v oblasti dokumentácie, čo viedlo k vytvoreniu kolektívu profesionálnych špecialistov v oblasti tvorby a spracovania dokumentov.

Termíny a definície

Riadenie organizácie si nevyhnutne vyžaduje tvorbu mnohých typov manažérskych dokumentov, bez ktorých nie je možné riešiť problémy plánovania, financovania, úverov, účtovníctva a výkazníctva, operatívneho riadenia a personálneho zabezpečenia činností organizácie.

Kancelárska práca je odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi.

Pojem „kancelárska práca“ vznikol v Rusku podľa ruských jazykových slovníkov v druhej polovici 18. storočia. a znamenalo proces riešenia (výroby) prípadu: „výroba prípadu“ – riešenie problému. Pri rozhodovaní vznikla potreba konsolidovať výsledok, napríklad dosiahnutú dohodu. Od pradávna sa na tento účel vytvárali dokumenty, keďže hovorené slovo je krátkodobé, môže byť zabudnuté, skreslené pri prenose alebo nepochopené. Už v 16. stor. používa sa slovo prípad ako zbierka listín týkajúcich sa nejakej záležitosti alebo problému. Prvýkrát v tomto koncepte bolo slovo „podnikanie“ zaznamenané v dokumentoch v roku 1584. V súčasnosti sú významy oboch týchto pojmov – „kancelárska práca“ a „podnikanie“ – zakotvené v GOST R 51141-98.

Moderná kancelárska práca zahŕňa:

Zabezpečenie včasného a správneho vytvárania dokumentov (dokumentácie);

Organizácia práce s dokumentmi (príjem, odovzdávanie, spracovanie, účtovníctvo, evidencia, kontrola, uchovávanie, systematizácia, príprava dokumentov na archiváciu, zničenie).

Súbežne s pojmom „kancelárska práca“ sa v posledných desaťročiach používa aj tento pojem dokumentačná podpora pre manažment(DOW). Jeho podoba je spojená so zavádzaním počítačových systémov do manažmentu a ich organizačnou, softvérovou a informačnou podporou, aby sa priblížila terminológii používanej v počítačových programoch a literatúre. V súčasnosti sú pojmy „papierovačka“ a „správa dokumentácie“ synonymá a používajú sa na označenie tej istej činnosti. Oba pojmy možno nájsť napríklad v názvoch dokumentov upravujúcich organizáciu dokumentačných procesov: „Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia“ a „Štandardné pokyny pre kancelársku prácu na ministerstvách a oddeleniach Ruskej federácie“.

Úloha a význam služby predškolského vzdelávacieho zariadenia v zariadení

V odseku 5.1 piateho oddielu Systému správy štátnej dokumentácie, ktorý schválila rada Hlavného archívu ZSSR dňa 27. apríla 1988, je zakotvené toto ustanovenie: „Podporu dokumentácie pre riadenie v organizácii vykonáva špeciálna služba, ktorá funguje ako nezávislá štrukturálna jednotka, podriadená priamo vedúcemu organizácie.

Toto miesto služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie v štruktúre organizácie možno vysvetliť týmito dôvodmi:

1. Služba predškolského vzdelávania bude mať viac kompetencií, pretože bude predstavovať nezávislú štrukturálnu jednotku a bude priamo podliehať vedeniu organizácie. A to vám zase umožní organizovať efektívnejšiu prácu s dokumentmi.

2. Špecialisti a vedúci služby predškolského vzdelávacieho zariadenia musia priamo spolupracovať s vedením organizácie: riešiť otázky kontroly došlých dokumentov, monitorovať vyhotovenie dokumentov, sumarizovať výsledky sledovania vyhotovenia dokumentov a podávať o nich správy vedenie organizácie, vykonávať informačné a referenčné práce na dokumentoch a pod.

Keď už hovoríme o službe predškolskej vzdelávacej inštitúcie, je potrebné zdôrazniť jej hlavné úlohy a funkcie.

K hlavnému úlohy Služby DOW zahŕňajú nasledovné:

zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní a práci s dokumentmi,

Zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi s prihliadnutím na automatizáciu procesov dokumentácie.

V súlade so zadanými úlohami služba predškolského výchovného zariadenia vykonáva nasledovné Vlastnosti:

funkcie súvisiace s dokumentovaním manažérskych činností:

vývoj formulárov dokumentov a zabezpečenie ich výroby,

Zabezpečenie výroby dokumentov, stenografie, kopírovania a replikácie dokumentov,

Sledovanie kvality prípravy a vyhotovenia dokumentov, ako aj dodržiavanie stanoveného postupu schvaľovania a certifikácie dokumentov;

· funkcie súvisiace s organizáciou práce s dokumentmi:

Zavedenie jednotného postupu pri prechode dokumentov (tok dokumentov organizácie),

spracovanie prichádzajúcich a odoslaných dokumentov,

evidencia a účtovanie došlých, odoslaných a interných dokladov,

Vývoj a údržba systémov na vyhľadávanie informácií, organizácia informačnej a referenčnej práce na dokumentoch,

predbežná kontrola dokumentov,

kontrola nad vykonávaním dokumentov,

Systematizácia dokumentov, príprava zoznamu spisov, zabezpečenie ukladania a používania dokumentov,

Príprava a odovzdanie prípadov do archívu organizácie, organizácia práce jej archívu,

zaistenie bezpečnosti informácií o dokumentoch,

Organizácia práce s výzvami občanov;

· funkcie súvisiace so zlepšovaním foriem a metód práce s dokumentmi:

Vypracovanie a revízia regulačných a metodických dokumentov organizácie pre prácu v kancelárii,

Vykonávanie prác na zjednotení dokumentov, vývoj a implementácia dochádzkových listov a albumov formulárov dokumentov,

metodické usmerňovanie a kontrola dodržiavania stanovených pravidiel pre prácu s dokumentmi v štrukturálnych odboroch,

Zvyšovanie kvalifikácie zamestnancov organizácie a konzultácie s nimi v otázkach dokumentácie a organizácie práce s dokumentmi,

Vývoj a implementácia nových foriem a metód práce s dokumentmi, zlepšenie toku dokumentov organizácie, automatizácia kancelárie.

Štruktúra služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie v modernej organizácii závisí od objemu toku dokumentov, ako aj od technológie práce s dokumentmi.

Predškolskú vzdelávaciu službu so zložitou vnútornou štruktúrou, ktorá zahŕňa podriadené jednotky (napríklad sekretariát, protokolovú skupinu, oddelenie vylepšenia kancelárie, recepciu, archív, kopírovaciu kanceláriu, redakčnú skupinu atď.), možno nazvať nie obchodným manažmentom, ale vedenie alebo oddelenie pre prácu s dokumentmi (alebo dokumentáciou).

V malých organizáciách služba predškolského vzdelávania ako samostatná štrukturálna jednotka nemusí existovať. V tomto prípade prácu s dokumentmi vykonáva o hlavný tajomník alebo iná špeciálne určená osoba.

Záver

Z histórie si môžeme všimnúť, že s rozvojom štátu sa rozvíjala aj kancelárska práca. Počas vývoja kancelárskej práce sa menili požiadavky, normy a personálne obsadenie pracovníkov podieľajúcich sa na organizácii kancelárskej práce.

S nárastom počtu vytvorených dokumentov a zavedením informačných technológií sa objavili nové požiadavky na spracovanie dokumentov, čo viedlo k rozšíreniu personálu v oblasti kancelárskych prác a vytvoreniu predškolskej vzdelávacej služby, ktorá organizovala efektívnejšie pracovať s dokumentmi. Samozrejme, služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie ako samostatná štrukturálna jednotka neexistuje v každej organizácii, ako sme si všimli, závisí to od objemu toku dokumentov v organizácii.

Ešte raz, keď sa vrátim k histórii, chcem poznamenať, že keď každý zamestnanec pri plnení svojich pracovných povinností prispieva k tejto oblasti činnosti. Rovnako dôležitú úlohu v inštitúcii zohráva predškolská vzdelávacia inštitúcia. Vo veľkej spoločnosti existuje veľký objem toku dokumentov a každý, kto robí svoju prácu, prináša úspech svojej spoločnosti.

Literatúra

1. Kameneva E.M. Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie: názov, štruktúra a určenie čísla // Kancelárske práce a tok dokumentov v podniku. – 2006.- Číslo 7 S. 48-51.

2. Kameneva E.M. „Práca v kancelárii“ a „Správa dokumentácie“: existuje rozdiel vo význame? // Kancelárske práce a tok dokumentov v podniku. – 2006. - č. 9 s. 34.

3. Kudryaeva V.A. Organizácia práce s dokumentmi: učebnica - M.: INFRA-M, 2003.- S. 3.

Štátny systém dokumentačnej podpory manažmentu (GSDOU) stanovuje všeobecné požiadavky na dokumentačnú podporu manažmentu. Tento dokument však v súčasnosti nie je normatívny, ale má skôr poradný charakter av niektorých častiach je zastaraný. Niektoré ustanovenia zavedené Štátnou dumou v roku 1988 však zostávajú relevantné aj dnes. Týka sa to predovšetkým niektorých všeobecných pravidiel pre dokumentáciu riadiacich činností.

14.1. Funkčný účel, účel, ciele, organizačná štruktúra a personál služby podpory riadiacej dokumentácie

Dokumentačnú podporu riadenia podniku (organizácie, inštitúcie) vykonáva v súlade so Štátnym rozpočtovým vzdelávacím zariadením špeciálna služba - služba dokumentačnej podpory riadenia (ďalej len služba DOU). Funkčným účelom služby predškolského vzdelávacieho zariadenia je teda realizácia činností súvisiacich s dokumentačnou podporou riadenia podniku v súlade s účelom podniku a prioritami jeho organizačného rozvoja.

Služba predškolského vzdelávania vykonáva svoju činnosť ako samostatná štrukturálna jednotka. V závislosti od charakteristík organizácie a špecifík činnosti podniku však na základe rozhodnutia vedúceho podniku môžu byť funkcie služby predškolského vzdelávania pridelené inej štruktúrnej jednotke (oddelenie, skupina atď., pozri nižšie). ) alebo osobitne poverený úradník (odborník na dokumenty, asistent manažéra, sekretárka a pod.).

Účelom činnosti služby predškolského vzdelávania je je organizácia efektívnej dokumentačnej podpory riadenia činnosti podniku. Preto sú hlavnými úlohami služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie:

Pri organizácii, implementácii, prevádzke a zlepšovaní integrovaného systému dokumentačnej podpory riadenia podniku;

Pri optimalizácii foriem a metód práce s dokumentmi na základe jednotnej informačnej politiky a moderných technológií spracovania dokumentovaných informácií;

V príslušnom organizačnom a metodickom usmernení o dodržiavaní stanoveného postupu pri práci s dokumentmi štrukturálnych odborov a funkcionárov podniku;

Pri efektívnej kontrole dodržiavania stanoveného postupu pri práci s dokumentmi štrukturálnych divízií a úradníkov podniku.

O včasnom, úplnom a kvalitnom vykonávaní jej činnosti službou predškolského vzdelávacieho zariadenia bude do značnej miery rozhodovať súlad jej organizačnej štruktúry a početného zloženia s obsahom a rozsahom úloh, ktoré sú jej zverené na dokumentovú podporu riadenia podniku. V tejto súvislosti je vhodné si v prvom rade ujasniť, aká presne je organizačná štruktúra a početné zloženie služby predškolského vzdelávania.

Organizačná štruktúra predškolské vzdelávacie služby- je to súbor jeho zložiek (oddelenia, skupiny a pod.), ktoré v rámci svojej pôsobnosti vykonávajú vzájomne dohodnuté činnosti na zabezpečenie dokumentačnej podpory riadenia podniku. Organizačná štruktúra služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie je teda charakterizovaná po prvé počtom jednotiek, ktoré sú v nej zahrnuté, a po druhé, zvláštnosťami ich interakcie v procese každodenných činností.

Na druhej strane početné zloženie služby predškolského vzdelávania je celkový počet jej zamestnancov. Je priamo závislá od počtu jednotiek zahrnutých v službe. Inými slovami, počet zamestnancov služby predškolského vzdelávacieho zariadenia nie je ničím iným ako celkovým počtom zamestnancov jeho zložiek.

Stanovenie optimálnej organizačnej štruktúry služby predškolského vzdelávacieho zariadenia sa realizuje na základe obsahu úloh zverených tomuto útvaru na dokumentačnú podporu riadenia podniku na základe informácií o štandardných organizačných štruktúrach prezentovaných v Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcii. Ako vyplýva z prílohy GSDOU, typická organizačná štruktúra služby predškolského vzdelávacieho zariadenia je určená v závislosti od príslušnosti podniku (organizácie, inštitúcie) ku konkrétnej funkčnej skupine a na základe konkrétneho obsahu dokumentačnej podpory riadenia príslušné podniky (organizácie, inštitúcie).

Na ministerstvách a oddeleniach Ruskej federácie a v zakladajúcich subjektoch federácie sú teda funkcie predškolskej vzdelávacej služby pridelené správe záležitostí. Obchodný manažment zvyčajne zahŕňa:

Sekretariát [prijímacia miestnosť, sekretariát ministra (vedúci odboru), sekretariáty námestníkov ministra, sekretariát rady, protokolárny úrad];

Inšpektorát pod ministrom (vedúci oddelenia);

Kancelária (vládna korešpondenčná kancelária, účtovná a registračná kancelária, expedičná kancelária, pisáreň, kopírovacia kancelária, ďalekopisná kancelária atď.);

Oddelenie pre vybavovanie písomných odvolaní;

Oddelenie pre zlepšenie práce s dokumentmi;

V štátnych podnikoch (združeniach), vo výskumných, projekčných, inžinierskych organizáciách a počítačových strediskách, vysokých školách a iných podobných inštitúciách sú funkcie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie pridelené oddeleniu (kancelárii) predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Zloženie oddelenia predškolského vzdelávania (kancelária) spravidla zahŕňa:

sekretariát;

Expedícia;

Divízia účtovníctva a evidencie dokumentov (papierovačky);

kancelária písacieho stroja;

Divízia monitorovania vyhotovenia dokumentov;

Divízia pre zlepšenie práce s dokumentmi;

oddelenie pre vybavovanie písomných odvolaní;

Napokon, v neštátnych štruktúrach (združenia, koncerny, akciové spoločnosti vrátane spoločných podnikov, družstvá atď.), ako aj v samosprávach a verejných organizáciách, sú funkcie služby predškolského vzdelávania priradené všeobecnému oddeleniu. Všeobecné oddelenie zvyčajne zahŕňa:

sekretariát;

Kancelária;

skupina na kontrolu dokumentov;

skupina protokolov;

Skupina na zlepšenie práce s dokumentmi;

Skupina pre prácu s písomnými odvolaniami;

kancelária písacieho stroja;

Kopírovacia a tlačiarenská kancelária;

V malom podniku (organizácia, inštitúcia) do 100 zamestnancov. Odporúča sa prideliť úlohy na podporu dokumentácie manažmentu špeciálne oprávnenému úradníkovi. Približná organizačná štruktúra služby predškolského vzdelávania akciovej spoločnosti je na obr. 14.1.

Ryža. 14.1. Približná organizačná štruktúra služby predškolského vzdelávania akciovej spoločnosti

V prípade podnikov (organizácií, inštitúcií) s viac ako 100 zamestnancami je približná organizačná štruktúra služby predškolského vzdelávacieho zariadenia uvedená na obr. 14.2.

Ryža. 14.2. Približná organizačná štruktúra služby predškolského vzdelávacieho zariadenia

podniky s viac ako 100 zamestnancami.

Stanovenie optimálneho počtu zamestnancov Služba predškolského výchovného zariadenia sa vykonáva na základe objemu úloh pridelených tomuto útvaru na základe informácií o časových normách ustanovených pre výkon niektorých druhov prác na dokumentačnej podpore riadenia a s prihliadnutím na kvalifikačné predpoklady zamestnancov. poverený výkonom príslušných druhov prác. V súlade s „Časovými štandardmi pre prácu na dokumentačnej podpore riadiacich štruktúr federálnych výkonných orgánov“ boli stanovené časové štandardy pre tieto práce:

o dokumentačnej podpore štrukturálnych oddelení federálnych výkonných orgánov;

Zostavovať a udržiavať zoznam záležitostí týchto oddelení;

o dokumentovaní činnosti kolegiálnych orgánov;

Automatizácia archívneho ukladania dokumentov;

Určité typy prác na podpore dokumentácie (vrátane vykonávania, spracovania, evidencie, účtovania, uchovávania a vyhľadávania dokumentov);

Referenčné a analytické práce na dokumentoch.

Kvalifikačné požiadavky na zamestnancov služby predškolského vzdelávacieho zariadenia sú uvedené v „Kvalifikačnom zozname zamestnaneckých pozícií“. Adresár uvádza kvalifikačné požiadavky na zamestnancov služby predškolského vzdelávania z radov vedúcich stavebných úsekov služby, ako aj jej odborníkov a technických pracovníkov.

Na určenie približného číselného zloženia služby predškolského vzdelávacieho zariadenia je potrebné najskôr zostaviť zoznam druhov prác vykonávaných v priebehu kalendárneho roka podľa jednotlivých jeho štruktúrnych odborov. Potom by ste mali vypočítať objem vykonanej práce (pre každý typ a vo všeobecnosti, ako aj podľa kategórie v závislosti od kvalifikácie pracovníkov). Na základe celkového objemu vykonaných prác na dokumentačnej podpore manažmentu, vychádzajúc z ročného štandardu pracovného času na jedného zamestnanca a s prihliadnutím na normami neupravený čas (ktoré majú jednorazový charakter), je možné určiť počet zamestnancov služby predškolského vzdelávacieho zariadenia (spolu a podľa kategórií zamestnancov v závislosti od ich kvalifikácie).

Pre hlbšie a jasnejšie pochopenie postupu stanovenia optimálneho početného zloženia služby predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie využijeme informácie uvedené v prílohe č.2 k „Časovým štandardom pre dokumentačnú podporu riadiacich štruktúr federálnych výkonných orgánov“. V súlade s týmto dokumentom sa štandardný počet zamestnancov vypočíta pomocou vzorca

Ch n = T rev / F p,

kde CH n - štandardný počet zamestnancov, ľudí; T o - celkový čas strávený podporou dokumentácie, h; F p - plánovaný ročný pracovný čas na zamestnanca, hod.

Na druhej strane, hodnota T asi určený vzorcom

Tob = T n + T nn,

kde T n - čas strávený prácou na podpore dokumentácie, vypočítaný na základe noriem, h; Tnn - časové náklady neupravené normami (určené metódou odborného posúdenia), h.

Na výpočet približného počtu špecialistov kategórie I a II skupiny spracovania dokumentov v oddelení správy kancelárie služby predškolského vzdelávania použijeme podmienené referenčné údaje uvedené v tabuľke. 14.1.

Tabuľka 14.1

Podmienené referenčné údaje na výpočet približného počtu zamestnancov v službe predškolského vzdelávacieho zariadenia

	Typ práce na podpore dokumentácie		Štandardná hodnota, h	Počet transakcií za rok
	Spracovanie prichádzajúcich dokumentov	Špecialista. II kat.
	Spracovanie prichádzajúcich faxov	Špecialista. II kat.
	Spracovanie prichádzajúcich telegramov	Špecialista. II kat.
	Spracovanie prichádzajúcich telefónnych správ	Špecialista. II kat.
	Spracovanie odchádzajúcich dokumentov	Špecialista. II kat.
	Spracovanie odchádzajúceho faxu	Špecialista. II kat.
	Spracovanie odchádzajúcich telefónnych správ	Špecialista. II kat.
	Účtovanie dokladov	Špecialista. Icat.
	Referenčné a informačné služby	Špecialista. Icat.
	Vydávanie certifikátov na požiadanie	Špecialista. Icat.

Na základe referenčných údajov bol ročný objem práce: pre špecialistov II. kategórie - 14 925 hodín, pre špecialistov I. kategórie - 13 975 hodín (spolu 28 900 hodín). Predpokladajme tiež, že objem neštandardizovaných druhov prác pre špecialistov II. kategórie bol (podmienečne) 100 hodín. Potom na základe hodnoty plánovaného ročného fondu pracovného času (na zamestnanca) 2000 hodín určíme približný počet pracovníkov (odborníkov I. a II. kategórie) v skupine spracovania dokumentov oddelenia riadenia kancelárie MŠ. vzdelávacie služby:

Tob = Tn + Tnn = 13 975 + 0 = 13 975 (h);

Ch n = T rev / F p = 13 975: 2000 = 7 (osoby).

Tob = Tn + Tnn = 14 925 + 100 = 15 025 (h);

Ch n = To6 / F p = 15 025: 2000 = 7,5 (osoby).

Na riadne obsadenie skupiny spracovania dokumentov oddelenia riadenia kancelárie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie v nasledujúcom kalendárnom roku bude teda potrebných sedem špecialistov prvej kategórie a osem špecialistov druhej kategórie, vrátane jedného (0,5). - na čiastočný alebo čiastočný úväzok (napríklad s trvaním pracovného dňa rovnajúcim sa štyrom hodinám).

Obdobným spôsobom sa počíta počet zamestnancov pre všetky ostatné štrukturálne odbory služby predškolského vzdelávacieho zariadenia. Na základe výpočtov sa generujú sumárne údaje o veľkosti služby predškolského vzdelávacieho zariadenia. Informácie o približnom počte zamestnancov služby predškolského vzdelávania podniku s viac ako 100 zamestnancami. sú uvedené v tabuľke. 14.2.

Tabuľka 14.2

Informácie o približnom počte zamestnancov služby predškolského vzdelávania podniku s viac ako 100 zamestnancami.

	Štrukturálne členenie				Celkom, ľudia
		Manažérsky tím	Špecialisti	Technickí umelci
	Skupina na posúdenie písomných odvolaní
	Skupina kontroly popravy
	Expedičná skupina
	Skupina spracovania dokumentov
	Skupina pre zabezpečenie protokolových udalostí.
	Skupina organizačnej a metodickej podpory
	Prevádzková skladovacia skupina
	Skupina archívov
	Skupina na prípravu projektu
	Replikačná skupina

* Vrátane vedúcej služby predškolskej výchovy - 1 osoba.

** Vedúci správneho úseku môže súčasne vykonávať funkciu zástupcu vedúceho služby predškolského výchovného zariadenia.

Na určenie optimálneho číselného zloženia služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie možno okrem uvedených dokumentov použiť aj:

Odvetvové štandardy pre počet zamestnancov, vypracované na základe štandardných medziodvetvových štandardov pre počet zamestnancov zamestnaných v ekonomických a administratívnych štrukturálnych členeniach podnikov (organizácií, inštitúcií);

Integrované časové štandardy pre prácu v predškolských vzdelávacích zariadeniach.

Hlavné funkcie štruktúrnych oddelení služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie

Administratívne oddelenie služba, ako už názov napovedá, plní predovšetkým funkciu každodenného riadenia (administrácie) činností služby. Okrem toho oddelenia oddelenia – skupina na preskúmanie písomných odvolaní a skupina kontroly výkonu – plnia kontrolnú funkciu. Skupina na kontrolu písomných žiadostí zároveň monitoruje správnu organizáciu posudzovania písomných žiadostí, sťažností, vyhlásení a návrhov prijatých podnikom a skupina na kontrolu vykonávania dokumentov monitoruje správne vykonanie podnikových dokumentov vytvorených v procese vykonávania externá a interná úradná obchodná korešpondencia.

Oddelenie podpory združuje skupiny pre podporu protokolárnych podujatí a skupiny pre organizačné a metodické zabezpečenie a plní podpornú funkciu. Oddelenie zabezpečuje organizačnú a informačnú podporu pri protokolárnych podujatiach za účasti funkcionárov podniku (vrátane rokovaní, stretnutí, stretnutí, poradí a pod.), ako aj organizačnú a metodickú podporu činnosti štruktúrnych oddelení podniku ( s prihliadnutím na špecifiká dokumentovania ich činnosti).

Oddelenie správy kancelárie, ako už názov napovedá, v rámci svojej činnosti plní kancelársko-pracovnú funkciu, t. j. celú škálu otázok súvisiacich s pohybom dokladov podniku. Špedičná a kuriérska skupina doručuje do podniku prichádzajúce písomnosti z miesta odoslania (napríklad z pošty) a doručuje odchádzajúce písomnosti na miesta určenia (okrem pôšt môžu byť aj priamymi príjemcami písomností). Na druhej strane skupina spracovania dokumentov prijíma, eviduje, eviduje, vydáva a pripravuje ich na odoslanie mimo podniku (toto sa vzťahuje na odchádzajúce dokumenty vrátane tých, ktoré sa majú vrátiť odosielateľovi).

Skladové oddelenie zahŕňa skupiny na prevádzkové a archívne uloženie dokumentov a plní funkciu uloženia. Zároveň sa v prvej skupine vykonáva operatívne uloženie (do momentu odovzdania dokumentov na trvalé uloženie do archívu podniku) a v druhej, ktorá v podstate predstavuje archív podniku, trvalé uloženie. (do momentu odovzdania dokumentov do štátneho archívu).

Hlavná funkcia oddelenie technického vyhotovenia dokumentov je príprava projektov a v prípade potreby dodatočných kópií podpísaných (schválených) dokumentov. Oddelenie zahŕňa dve skupiny – príprava návrhov dokumentov a replikácia dokumentov.

14.2. Formovanie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie

Štúdium predpisov a organizačných a administratívnych dokumentov k problematike dokumentačnej podpory manažmentu;

Príprava memoranda odôvodňujúceho potrebu vytvorenia služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie;

Vypracovanie návrhu organizačnej štruktúry služby predškolského výchovného zariadenia;

Vypracovanie projektu na počet personálu služby predškolského vzdelávacieho zariadenia;

Vypracovanie návrhu personálnej tabuľky pre službu predškolského vzdelávacieho zariadenia;

vypracovanie návrhu vyhlášky o službe predškolského výchovného zariadenia;

Vypracovanie návrhu návodu na dokumentačnú podporu manažmentu;

Vypracovanie návrhov pokynov pre určité druhy (oblasti) činností;

Vypracovanie návrhov pracovných náplní pre zamestnancov predškolských služieb z riadiaceho tímu;

Vývoj štandardov pre vykonávanie prác na dokumentačnej podpore manažmentu;

Vytvorenie schémy interakcie predškolskej vzdelávacej služby s inými štrukturálnymi divíziami podniku, ako aj s inými podnikmi (organizáciami, inštitúciami);

Vypracovanie návrhu nariadenia o vytvorení služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie (o vykonaní zmien v personálnej tabuľke podniku) a o vymenovaní riadiaceho tímu služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie: vedúci služby a, ak je k dispozícii lebo v personálnej tabuľke služby jeho zástupca (zástupcovia).

V prípade neexistencie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie v podniku (ako aj iných štrukturálnych jednotiek alebo úradníkov vykonávajúcich funkcie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie) je jej vytvorením poverený vedúci personálneho orgánu podniku (personál servis, personálne oddelenie a pod.). Prípravu a realizáciu potrebných riadiacich rozhodnutí a akcií organizuje vedúci personálneho orgánu delegovaním potrebných právomocí (napríklad na prípravu návrhov dokumentov, nábor personálu atď.) na svojich podriadených a v interakcii s ostatnými štrukturálnymi divíziami. a úradníkov podniku (napríklad s právnou službou alebo právnym poradcom, vedúcim oddelenia práce, účtovným oddelením atď.).

V závislosti od špecifík riadiacej situácie a udelených právomocí koná vedúci personálneho orgánu na základe príslušného príkazu vedúceho podniku alebo z vlastného podnetu (ten sa vzťahuje iba na prípravu memoranda s príslušné odôvodnenie sa spravidla určuje v uznesení vedúceho podniku o memorande - odôvodnení).

Štúdium predpisov a organizačných a administratívnych dokumentov k problematike dokumentačnej podpory manažmentu je povinná v prípravnej fáze formovania služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, ktorá dáva právne platný charakter všetkým následným prácam. V tejto súvislosti poznamenávame, že medzi hlavné regulačné právne akty a organizačné a administratívne dokumenty upravujúce dokumentačnú podporu manažmentu patria:

Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia;

Štátne normy (najmä GOST R 6.30-2003, GOST 51141-98);

Štandardné pokyny pre dokumentačnú podporu manažmentu (najmä „Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“, schválené uznesením Spolkového archívu z 27. novembra 2000 č. 68);

Pokyny, pravidlá, spresnenia, odporúčania a iné organizačné a administratívne dokumenty k niektorým otázkam a oblastiam predškolského vzdelávania, ktoré v rámci svojej pôsobnosti vydávajú federálne, územné, rezortné, rezortné orgány a orgány samosprávy, ktorých rozhodnutia sú pre podnik záväzné;

Klasifikátory riadiacej dokumentácie (najmä OKUD OK 011-93);

Štandardné zoznamy dokumentov vytvorených v riadiacich činnostiach podnikov (organizácií, inštitúcií) s uvedením ich uchovávania (najmä zoznam schválený Štátnym štatistickým výborom Ruskej federácie 6. októbra 2000);

Štandardné formy dokumentácie (najmä formy dokumentácie pre účtovníctvo práce a miezd, schválené vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. 1).

Organizačné, metodické, normatívne a metodické dokumenty a materiály (najmä „Metodické odporúčania pre zjednotenie textov riadiacich dokumentov“ DR-191-98, vypracované Celosväzovým vedecko-výskumným ústavom správy a archivácie dokumentov);

Dokumenty o organizácii práce pracovníkov (najmä „Sanitárne a epidemiologické pravidlá a normy“ SanPin 2.2.2./2.4.1340-03);

Dokumenty ustanovujúce kvalifikačné požiadavky na zamestnancov (najmä „Kvalifikačný zoznam zamestnaneckých pozícií“, schválený uznesením Ministerstva práce a sociálneho rozvoja Ruskej federácie z 21. augusta 1998 č. 37).

Štúdium týchto dokumentov by sa malo vykonať v kontexte príslušných ustanovení miestnych aktov podniku vrátane:

1) charta podniku (predpisy o podniku);

2) vnútorné pracovné predpisy podniku;

3) predpisy o zamestnancoch podniku;

4) personálna tabuľka podniku.

Ďalšou etapou práce je príprava memoranda odôvodňujúceho potrebu vytvorenia služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie a jej predloženie vedúcemu podniku na posúdenie. Pripomeňme, že memorandum treba chápať ako krátky oficiálny list používaný v procese výmeny zdokumentovaných informácií v internej korešpondencii podniku. Funkčný účel dokumentu je:

Pri objektívnom informovaní vedúceho podniku o stave problému, na ktorý sa vzťahuje správa;

Pri predkladaní odôvodnení zriadenia služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, ako aj návrhov na postup jej zriadenia v súlade s požiadavkami regulačných právnych aktov a organizačných a administratívnych dokumentov o otázkach dokumentačnej podpory riadenia a pri zohľadnení príslušných ustanovenia miestnych aktov podniku.

Príklad textu memoranda odôvodňujúceho potrebu vytvorenia služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie je uvedený v prílohe 11.

Príprava návrhu personálnej tabuľkypredškolské vzdelávacie služby t. j. dokument, ktorý definuje kvantitatívne a kvalitatívne zloženie zamestnancov podniku (vo všeobecnosti a podľa štruktúrnych útvarov) na kalendárny rok. Funkčný účel dokumentu je:

pri stanovení maximálneho počtu zamestnancov (pre podnik a pre štrukturálne útvary) na kalendárny rok;

Pri dokladovaní určených informácií v predpísanej forme.

Vypracovanie návrhu vyhlášky o službe predškolského výchovného zariadenia, ako to poskytuje Štátna rozpočtová vzdelávacia inštitúcia, by sa malo vykonávať na základe približného stanoviska, berúc do úvahy charakteristiky organizácie a špecifiká činností podniku. Poriadok o službe predškolskej vzdelávacej inštitúcie je dokument, ktorý stanovuje systémovo prepojené pravidlá v otázkach v pôsobnosti daného štrukturálneho celku. Funkčným účelom dokumentu je všeobecná organizačná a právna úprava každodennej činnosti služby predškolského vzdelávacieho zariadenia. Verzia textu približných predpisov o službe predškolského výchovného zariadenia je uvedená v prílohe 12.

Vypracovanie návrhu pokynu pre dokumentačnú podporu manažmentu uskutočňujú spravidla na základe „Štandardných pokynov pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch“ s prihliadnutím na príslušné ustanovenia iných právnych, organizačných a administratívnych dokumentov k problematike predškolského vzdelávania, ktoré v rámci svojej pôsobnosti vydávajú spolkové, územné, rezortné, resp. rezortné orgány a orgány samosprávy, rozhodnutia, ktoré podnik povinne vykonáva. Pri príprave dokumentu sa berú do úvahy charakteristiky organizácie a špecifiká činností podniku.

Pokyny pre predškolskú výchovu- ide o dokument upravujúci postup pri vykonávaní činností súvisiacich s dokumentačnou podporou riadenia, ako aj postup pri uplatňovaní (vykonávaní) v procese tejto činnosti štrukturálnymi jednotkami a úradníkmi podniku príslušných ustanovení právnych predpisov a predpisov. akty. Jeho funkčný účel je:

pri stanovení jednotného postupu nakladania s podnikovými dokumentmi v procese každodenných činností;

Pri stanovení jednotného postupu dokumentovania riadiacich činností podniku.

Oddiel 1. Všeobecné ustanovenia.

Oddiel 2. Všeobecné požiadavky na prípravu a predkladanie návrhov dokumentov.

Časť 3. Vlastnosti prípravy obsahu určitých typov dokumentov.

Časť 4. Vlastnosti prípravy dokumentu.

Oddiel 5. Organizácia toku dokumentov v podniku.

Časť 6. Systém vyhľadávania dokumentov.

Oddiel 7. Kontrola vykonávania dokumentov.

Oddiel 8. Organizácia operatívneho uchovávania dokumentov.

Oddiel 9. Príprava dokumentov na presun do archívu.

Oddiel 10. Záverečné ustanovenia.

rozvoj návrh pokynov pre niektoré druhy (oblasti) činnosti služby predškolského vzdelávania sa vykonáva na základe právnych, organizačných a administratívnych dokumentov upravujúcich príslušné druhy (smery) činnosti a vydávaných v rámci svojej pôsobnosti federálnymi, územnými, odvetvovými, rezortnými a územnými orgánmi, ktorých rozhodnutia sú pre podnik záväzné. Rovnako ako v prípade pokynov pre predškolské vzdelávacie inštitúcie, pri príprave pokynov pre typ (smer) činnosti služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie sa zohľadňujú charakteristiky organizácie a špecifiká činností podniku.

Poučenie o druhu (smere) činnosti služby predškolského výchovného zariadenia je dokumentom upravujúcim postup pri vykonávaní týchto činností štrukturálnymi útvarmi a pracovníkmi služby predškolského výchovného zariadenia. Funkčným účelom pokynu je ustanoviť koordinovaný postup pre činnosti štrukturálnych jednotiek a úradníkov predškolskej vzdelávacej služby v procese vykonávania určitého druhu (smeru) činnosti.

Vypracovanie návrhu pracovnej náplne zamestnancov predškolských služieb z radov manažérov sa robí na základe „Kvalifikačného adresára zamestnaneckých pozícií“. Popis práce- ide o dokument, ktorý upravuje činnosť konkrétneho zamestnanca (kategóriu zamestnancov) a ustanovuje postup pri uplatňovaní ním (nimi) v procese uvedenej činnosti príslušných ustanovení legislatívnych, regulačných a právnych aktov.

Funkčný účel popisu práce je:

V racionálnom vymedzení úradných a obchodných právomocí zamestnancov;

Pri stanovení približne rovnomerného pracovného zaťaženia pracovníkov;

Pri rozdeľovaní práce v závislosti od zložitosti ich vykonávania a kvalifikácie pracovníkov, na ktorých sú pridelené.

Vo fáze formovania služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie sa pre zamestnancov pripravujú návrhy pracovných náplní z radov vedúcich služby - vedúceho služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, a ak je to uvedené v návrhu personálnej tabuľky, jeho zástupcovia. . Uvedené popisy práce kontroluje a schvaľuje vedúci podniku (alebo jeho zástupca pre vedenie).

Po ukončení formovania služby predškolského vzdelávania jej vedúci organizuje vypracovanie návrhov pracovných náplní pre svojich ostatných zamestnancov (vedúcich štruktúrnych jednotiek, špecialistov a technických pracovníkov). Návrhy týchto pokynov posudzuje a schvaľuje vedúci predškolského výchovného zariadenia. Vzorové texty náplní práce zamestnancov predškolských služieb sú uvedené v prílohe 13.

Vypracovanie časových štandardov vykonávania prác na dokumentačnej podpore manažmentu sa vykonáva na základe existujúcich noriem a noriem, ako aj skutočného vynaloženia pracovného času na výkon príslušných druhov prác. Pod normou čas treba chápať ako dokument, ktorý určuje nevyhnutný čas vynaložený na vykonanie určitého množstva práce primerane kvalifikovaného zamestnanca.

Funkčným účelom časových štandardov na vykonávanie prác na dokumentačnej podpore manažmentu je:

Pri určovaní plánovanej náročnosti prác na dokumentácii podpora manažmentu;

Pri určovaní potrebného počtu zamestnancov služby predškolského výchovného zariadenia.

Skutočné vynaloženie pracovného času sa zisťuje metódou takzvanej technickej normalizácie na základe výsledkov meraní počas pracovného dňa v štandardnom trvaní (osem hodín). Časový štandard výkonu jednotky štandardizovaného druhu práce podľa predškolského výchovného zariadenia sa vypočíta podľa štandardu prevádzkového času (určeného na základe aktuálnych časových štandardov na vykonávanie zodpovedajúcich druhov prác alebo na základe výsledkov meraní) podľa vzorca

Нвр = Н´К,

kde N čas je hodnota časovej normy, h; N - štandardná hodnota prevádzkového času, h; K-koeficient, ktorý zohľadňuje čas vynaložený na organizačnú a technickú údržbu pracoviska, na odpočinok a osobné potreby zamestnanca (v súlade s „Medziodvetvovými integrovanými časovými normami pre prácu na dokumentačnej podpore manažmentu“, schválené uznesením Ministerstva práce Ruskej federácie z 25. novembra 1994 č. 72, koeficient K je 1,1).

Časové štandardy pre typy práce na dokumentačnej podpore pre riadenie sa vyvíjajú pod vedením vedúceho služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, po ktorej ich kontroluje a schvaľuje vedúci podniku. Revízia časových noriem sa vykonáva pri zmene technológie práce na predškolských vzdelávacích inštitúciách, ako aj v prípade, že Z toho či onoho objektívneho dôvodu dochádza počas troch alebo viacerých mesiacov k neustálemu prekračovaniu (prečerpaniu) vopred stanovených časových noriem pre príslušné druhy prác.

Vytvorenie interakčnej schémy pre službu predškolskej vzdelávacej inštitúcies ostatnými štrukturálnymi divíziami podniku, ako aj s inými podnikmi (organizáciami, inštitúciami) sa vykonáva na základe organizačnej štruktúry podniku, diagramu toku dokumentov podniku a zoznamu podnikov, organizácií a inštitúcií, s ktorými si podnik pri svojej činnosti vymieňa zdokumentované informácie. Vypracovanie návrhu dokumentu organizuje vedúci služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie a posúdenie a schválenie projektu spravidla vykonáva zástupca vedúceho podniku pre riadenie.

Pod interakčná schéma je dokument, na ktorom sú pomocou konvenčných grafických obrazov zaznamenané organizačné a informačné prepojenia služby predškolského vzdelávania so štrukturálnymi divíziami a úradníkmi podniku, ako aj s inými podnikmi, organizáciami a inštitúciami, ktoré si s týmto podnikom vymieňajú zdokumentované informácie . Ako vyplýva zo Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie, služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie pri výkone svojej činnosti v rámci podniku pôsobí:

So všetkými štrukturálnymi divíziami podniku - v otázkach organizačného a metodického riadenia dokumentačnej podpory riadenia, ako aj v procese vedenia internej korešpondencie o otázkach každodenných činností;

S právnym servisom podniku - o právnych otázkach súvisiacich s prípravou dokumentov;

S personálnou službou - v otázkach výberu, prípravy a rotácie personálu služby predškolského vzdelávacieho zariadenia;

S pracovnou a mzdovou službou - na vypracovaní a realizácii opatrení súvisiacich s optimalizáciou organizácie práce a motiváciou zamestnancov služby predškolského výchovného zariadenia;

So službou administratívnej, ekonomickej a logistickej podpory - k otázkam zabezpečenia administratívnej, ekonomickej a logistickej podpory činnosti služby predškolského vzdelávacieho zariadenia;

S výpočtovým strediskom - na vývoj a implementáciu nových informačných technológií s využitím elektronickej výpočtovej techniky, operatívne spracovanie dokumentovaných informácií;

S účtovníctvom - o otázkach zaistenia bezpečnosti, účtovanie prísnych formulárov výkazov.

Príklad návrhu interakčnej schémy pre službu predškolského vzdelávacieho zariadenia je uvedený na obr. 14.3.

SCHVÁLIL SOM

námestník Riaditeľ manažmentu

Podpis I. O. Priezvisko

Schéma interakcie medzi službou predškolskej vzdelávacej inštitúcie Service-extra LLCso štrukturálnymi divíziami a úradníkmi podniku

Vedúci predškolského vzdelávacieho zariadenia Podpis I.O

Ryža. 14.3. Príklad diagramu interakcie medzi službou predškolskej vzdelávacej inštitúcie

Mimo podniku služba DOW zvyčajne interaguje:

So službou predškolského vzdelávacieho zariadenia vyššieho riadiaceho orgánu, vo vzťahu ku ktorému má tento podnik podriadené (podriadené) postavenie - v otázkach organizácie dokumentačnej podpory riadenia v súlade s legislatívou, predpismi a organizačnými a administratívnymi dokumentmi;

S výskumnými organizáciami a inštitúciami - o otázkach zlepšovania štýlu a metód práce s dokumentmi;

S podnikmi, organizáciami a inštitúciami, ktoré si s týmto podnikom vymieňajú zdokumentované informácie - v procese externej korešpondencie;

Organizácie, podniky a inštitúcie poskytujúce služby na zabezpečenie výmeny dokumentovaných informácií (všetky typy komunikácie používané podnikom);

S jednotlivými občanmi (jednotlivcami) - po prijatí písomných žiadostí (žiadostí, sťažností, návrhov a vyjadrení) od týchto osôb.

Vypracovanie návrhov príkazov na vytvorenie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie(o zmene a doplnení personálnej tabuľky podniku ao ustanovení vedúcich zamestnancov služby predškolského vzdelávania) sa vykonáva na základe návrhu zmeny personálnej tabuľky a predloženia (podania) na vymenovanie do funkcie. Pripomeňme, že príkaz je zdokumentované manažérske rozhodnutie vedúceho podniku, ktoré upravuje konanie štrukturálnych divízií a úradníkov v dvoch alebo viacerých otázkach každodenných činností.

Funkčným účelom príkazu je dať právnu silu rozhodnutiam vedúceho podniku, ktoré urobil v medziach jeho úradných a obchodných kompetencií, o otázkach organizácie činnosti podniku. Vzorové texty príkazov o zmenách personálnej tabuľky a o ustanovení vedúceho služby predškolského výchovného ústavu sú na obr. 14.4 a 14.5.

Emblém (logo)

JSC "Leader"

OBJEDNAŤ

Pushchino, Moskovský región.

o vytvorení služby riadenia podpory dokumentácie

V súlade s Programom rozvoja organizácie podniku na rok 2004

OBJEDNÁVAM:

1. Vytvorte v podniku od 1. januára 2006 na základe skupiny správy záznamov službu podpory dokumentácie (služba DOU). Schváliť personálny poriadok služby predškolského výchovného zariadenia na rok 2006 (Príloha č. 1 tohto poriadku).

2. Ustanoviť organizačnú štruktúru služby predškolského výchovného zariadenia na rok 2006: administratívna skupina; skupina riadenia kancelárie; skupina na prípravu technickej dokumentácie; skupina na ukladanie dokumentov; Podporná skupina.

Stanoviť personálny stav služby predškolského vzdelávania na rok 2006 na 27 osôb.

3. Schváliť služobný poriadok predškolských zariadení (príloha č. 2 tohto poriadku).

4. Schváliť schému organizačnej a informačnej interakcie medzi službou predškolskej vzdelávacej inštitúcie a úradníkmi a štrukturálnymi divíziami podniku (príloha 3 k tomuto príkazu).

5. Uznávať príkaz generálneho riaditeľa podniku zo dňa 8. novembra 2002 č. 211 o vytvorení skupiny riadenia kancelárií za neplatný.

6. Kontrolou plnenia tohto príkazu je poverený zástupca generálneho riaditeľa podniku pre riadenie
O. E. Arefiev.

Dohodnuté:

Ryža. 14.4. Príklad príkazu na zmenu personálnej tabuľky podniku v súvislosti s vytvorením služby predškolského vzdelávania

Emblém (logo)

JSC "Leader"

Pushchino, Moskovský región.

o vymenovaní P. A. Ivannikova za vedúceho služby predškolskej výchovy

V súvislosti s vytvorením služby podpory dokumentácie
manažment (služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie)

OBJEDNÁVAM:

1. Od 1. januára 2006 vymenujte Petra Afanasjeviča Ivannikova za vedúceho oddelenia podpory dokumentácie (služba DOU), čím sa zbaví povinností vedúceho skupiny správy záznamov.

Stanovte oficiálny plat P. A. Ivannikova vo výške
9500 rubľov.

2. Vedúci personálnej služby do 5. januára 2006 zabezpečuje vykonanie potrebných zmien v osobnom spise P. A. Ivannikova a inej účtovnej dokumentácii.

3. Schvaľuje pracovnú náplň vedúceho predškolského výchovného zariadenia (príloha č. 1 tohto poriadku).

4. Kontrolou plnenia tohto príkazu je poverený zástupca generálneho riaditeľa podniku pre riadenie
O. E. Arefiev.

Generálny riaditeľ Podpis P. A. Dobrynin

Dohodnuté:

Vedúci personálnych služieb Podpis R. Yu Yankovskaya

Ryža. 14.5. Príklad príkazu na vymenovanie vedúceho predškolskej vzdelávacej inštitúcie

Testovacie otázky a úlohy

1. Čo je funkčným účelom služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie?

2. Aké sú ciele a zámery predškolskej vzdelávacej inštitúcie?

3. Ako je stanovená optimálna organizačná štruktúra predškolského vzdelávacieho zariadenia?

4. Ako je stanovený optimálny počet zamestnancov predškolského vzdelávacieho zariadenia?

5. Ako sa určuje približná veľkosť služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie?

6. Aké sú hlavné funkcie štruktúrnych jednotiek služby predškolského vzdelávania?

7. Aký je všeobecný postup pri vytváraní služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie?

8. Aká je štruktúra pokynov pre dokumentačnú podporu manažmentu?

Dnes budeme diskutovať o cieľoch a zámeroch služby predškolského vzdelávania v moderných podmienkach. Aktuálne zmeny v organizácii činnosti predškolských vzdelávacích zariadení musia byť premietnuté do predpisov o tejto službe. Ako často by sa mal tento dokument kontrolovať? Moderná terminológia a zmeny v obsahu Poriadku o službe predškolského vzdelávania.

Postavenie služby predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie, jej ciele, ciele, funkčné povinnosti sú zakotvené v predpisoch o jednotke, preto je dôležité prechodom na moderné technológie práce s dokumentmi, zavádzaním nových prístupov a využívaním nových metód organizácie práce s dokumentmi pravidelne prehodnocovať predpisy o službe predškolského výchovného zariadenia a premietnuť do nich organizačne dôležité zmeny.

Účelom tohto článku je poukázať na najdôležitejšie zmeny, ku ktorým dochádza v organizácii činnosti predškolských vzdelávacích inštitúcií, a ako sa tieto zmeny môžu premietnuť do predpisov o tejto jednotke.

Funkciu správy dokumentov v organizácii vykonáva služba podpory riadiacej dokumentácie alebo služba kancelárskej práce (v súčasných regulačných dokumentoch sa tento názov používa). Túto jednotku nazveme tak, ako sa vyvinula v posledných rokoch – služba predškolského vzdelávacieho zariadenia.

Napriek tomu, že podpora dokumentácie (papierovačky) je skôr konzervatívna oblasť činnosti, v súčasnosti sme svedkami veľmi vážnych zmien, ktoré sa dejú v podpore dokumentácie. Tieto zmeny sú spôsobené viacerými faktormi, z ktorých najvýznamnejšie sú:

• zmeny v legislatíve v oblasti informácií a dokumentácie;
• zmeny v technológii tvorby, spracovania, ukladania a používania dokumentov (využívanie výpočtovej techniky v procesoch správy dokumentov, automatizácia procesov kancelárskej práce, zavedenie a používanie elektronických systémov správy dokumentov a elektronických dokumentov);
• zmeny v organizácii procesov riadenia, ktoré môžu byť spôsobené rôznymi dôvodmi – jednak zmenou organizačnej a právnej formy organizácie alebo jej jurisdikcie, jednak zavedením systému manažérstva kvality v súlade s normami QMS, príp. dôvodov.

Účelom tohto článku je načrtnúť niektoré moderné prístupy k formovaniu služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

Samozrejme, v niektorých organizáciách sú tieto zmeny citeľné viac, v iných menej, ale to, že k týmto zmenám dochádza, je zrejmé všetkým špecialistom v oblasti podpory dokumentácie. Prirodzene, tieto zmeny sa premietajú do organizácie činnosti predškolských výchovných zariadení a prejavujú sa predovšetkým v zmenách úloh a funkcií tohto útvaru, v organizačnej a funkčnej štruktúre služby predškolského výchovného zariadenia a v požiadavkách na administratívu. personál.

Terminológia o službe predškolského vzdelávacieho zariadenia

Služba DOW je:

1. Štrukturálna jednotka organizácie, ktorá vykonáva funkcie dokumentačnej podpory pre manažment.
2. Štrukturálna jednotka organizácie, ktorá vykonáva funkcie podpory dokumentov pre riadiace činnosti, a zamestnanci štrukturálnych jednotiek zodpovední za udržiavanie kancelárskej práce v jednotkách.

V druhom význame je tento pojem zakotvený v Pravidlách kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch:

„Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie je štrukturálnou jednotkou federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami vedenia záznamov, ako aj osobami zodpovednými za vedenie záznamov v iných štrukturálnych jednotkách federálneho výkonného orgánu.

Práve druhý význam pojmu „služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie“ je dôležitý pre organizáciu kancelárskej práce v moderných podmienkach. V každej organizácii, v každej štruktúrnej jednotke alebo v každej oblasti činnosti musí byť zamestnanec zodpovedný za organizáciu kancelárskej práce. Môže to byť samostatný zamestnanecký útvar – tajomník oddelenia, referent – ​​alebo zamestnanec, ktorý spája administratívne povinnosti s funkčnými zodpovednosťami na hlavnej pozícii. Zdôrazňujeme, že v druhom prípade je možné poveriť zamestnanca útvaru výkonom kancelárskych pracovných povinností len na základe príkazu (pokynu) vedúceho organizácie. Vo vzťahu k predpisom o službe predškolského vzdelávacieho zariadenia však budeme mať na mysli špecifický útvar, ktorý plní funkcie organizácie práce s dokumentmi.

V skutočnosti má táto pozícia najčastejšie špecifický názov: oddelenie kancelárskej práce, úrad, všeobecné oddelenie, oddelenie predškolskej vzdelávacej inštitúcie atď. V organizáciách s veľkým počtom zamestnancov a zložitou štruktúrou to môže byť oddelenie alebo oddelenie, resp. kancelárskej práce, podpory dokumentácie alebo správy dokumentov.

Kancelárske práce, podpora dokumentácie, správa dokumentov. Ako viete, výraz „kancelárska práca“ je starý pojem, výraz „podpora dokumentácie (podpora dokumentácie pre manažment)“ alebo skrátene DOU je relatívne nový, v minulosti sa používal spolu s výrazom „kancelárska práca“. 30-35 rokov. V súčasnosti neexistujú v literatúre dostatočne presvedčivé definície týchto pojmov, ktoré by ukázali rozdiel medzi nimi. Špecialisti v oblasti predškolských vzdelávacích inštitúcií ich spravidla používajú ako synonymá a vo význame, ktorý je zakotvený v GOST R 51141: „kancelárska práca; dokumentačná podpora (manažment): Odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi.“ Existuje však názor, podľa ktorého je vhodnejšie použiť výraz „DOW“ v prípadoch, keď hovoríme o kancelárskej práci založenej na moderných informačných technológiách, a výraz „kancelárska práca“ - v iných prípadoch, keď hovoríme hlavne o tradičnom spracovaní dokumentov . Po prvé, tento rozdiel sa neodráža v oficiálnej definícii a po druhé, v súčasnosti sa takéto rozdelenie už nezdá byť relevantné.

Ak si spomenieme na históriu vzniku pojmu „DOW“, ukáže sa, že jeho vzhľad nebol uľahčený ani tak zmenou predstáv o určenom koncepte, ale vkusom doby. Pojem „podpora dokumentácie“ vytvorili špecialisti v oblasti výpočtovej techniky analogicky s inými pojmami, ktoré používajú vývojári automatizovaných riadiacich systémov: softvér, matematická podpora, informačná podpora atď., a tiež preto, že samotné slovo „papierovačka“ bolo nimi vnímané ako zastarané.

V posledných rokoch sme začali používať ďalší pojem – „správa dokumentov“, čo je doslovný preklad zodpovedajúceho anglického výrazu „riadenie záznamov“, čo v súlade s GOST R ISO 15489-1-2007 znamená „súbor systematických a účinných úkonov pri vytváraní, používaní, uchovávaní a ničení dokumentov v organizáciách na preukázanie vedenia obchodnej (manažérskej) činnosti.“ Porovnaním definície tohto pojmu s definíciou kancelárskej práce podľa GOST R 51141-98 uvidíme, že v oboch prípadoch hovoríme o činnostiach („súbor systematických a účinných činností“) spojených s dokumentáciou (tvorba vydávania dokladov). ) a organizovanie práce s dokumentmi (spracovanie, uchovávanie, používanie, ničenie dokumentov). Preto je dôvod tvrdiť, že tento pojem vo svojej definícii neobsahuje nič zásadne nové, čo by mu umožnilo vyzdvihnúť a priradiť mu osobitný obsah. Keď sme sa obmedzili na túto možno trochu povrchnú recenziu, považujme všetky tri pojmy za synonymá, aspoň v rámci tohto článku.

Regulačná úprava činnosti služby predškolského vzdelávania

V súčasnosti neexistujú žiadne regulačné dokumenty alebo dokumenty metodického charakteru, ktoré by obsahovali približné alebo štandardné predpisy o službe predškolského vzdelávacieho zariadenia, ako to bolo kedysi v Štátnom systéme dokumentačnej podpory riadenia (GSDMOU).

Aproximačné predpisy o službe predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie dané v Štátnom vzdelávacom ústave je možné v súčasnosti využívať až po ich veľmi serióznych úpravách s prihliadnutím na zmeny, ktoré nastali v systéme riadenia a ktoré sa premietajú do modernej legislatívy.

Vychádzajúc však z tohto približného ustanovenia o službe predškolskej vzdelávacej inštitúcie a opierajúc sa o jej štruktúru, zvážime, aké ustanovenia o postavení služby riadenia kancelárie, jej úlohách a funkciách sú relevantné pre našu dobu, a preto by sa mali odraziť v poskytovania služby DOW.

Všeobecné ustanovenia

Prvá vec, ktorú stanovujú predpisy o jednotke (časť „Všeobecné ustanovenia“), je názov jednotky a jej štatút (oficiálny názov jednotky a stupeň jej nezávislosti; miesto v štruktúre organizácie; kto je vedúcim a komu je útvar podriadený; Vo všeobecnosti sú všetky tieto otázky relevantné pre určenie štatútu štrukturálnej jednotky dnes, jedinou otázkou je, ako sa riešia v každom konkrétnom prípade.

Je dôležité vedieť!

Pri určovaní štatútu služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie je najbolestivejším problémom miesto jednotky v štruktúre organizácie.

Podľa výskumu, ktorý VNIIDAD vykonáva od roku 2007, dokonca aj vo federálnych výkonných orgánoch (ministerstvá, služby, agentúry) je služba predškolského vzdelávania len v niektorých prípadoch nezávislou jednotkou. V praxi to môže byť správne a právne oddelenie, oddelenie právnej podpory, oddelenie kontroly a analýzy, oddelenie organizačných a špeciálnych činností, oddelenie štátnej služby a personálu, administratívne a personálne oddelenie atď. vo väčšine prípadov je súčasťou štruktúry inej divízie.

Táto situácia je spôsobená tým, že Vzorové predpisy pre vnútornú organizáciu federálnych výkonných orgánov (články 1.5-1.9) stanovujú, že štruktúru a personálny harmonogram ústredného aparátu federálneho výkonného orgánu schvaľuje vedúci úradu, s prihliadnutím na register pozícií federálnej štátnej služby a akty definujúce štandardný počet príslušných jednotiek. Každý federálny výkonný orgán teda samostatne rieši otázky organizácie kancelárskej práce a formovania príslušnej štrukturálnej jednotky. Na federálnej úrovni nepanuje jednota nielen v určení miesta tohto útvaru v štruktúre vlády, ale aj v jeho názve, funkciách a personálnych stupňoch.

Rovnaká situácia je typická aj pre predškolské vzdelávacie inštitúcie iných štátnych a neštátnych organizácií.

Pri určovaní miesta výkonu služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie v štruktúre organizácie by sa malo vychádzať zo skutočnosti, že služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie spravuje dokumentáciu a toky dokumentov celej organizácie, preto by malo ísť o samostatné oddelenie, aj keď s malým počtom zamestnancov (ak objem toku dokumentov nie je veľký), podriadeným priamo vedúcemu organizácie alebo niektorému zo zástupcov vedúceho, ktorý je zodpovedný za otázky informácií, dokumentácie a archívov. Je to zásadne dôležité aj preto, že služba predškolského vzdelávacieho zariadenia priamo spolupracuje s vedením, rieši otázky kontroly dokumentov, ich schvaľovania, monitoruje vyhotovenie dokumentov, vykonáva referenčné práce na dokumentoch, a to aj na základe pokynov vedenia, a vykonáva ďalšie pokyny vedenia. .

Schopnosť služby predškolského vzdelávacieho zariadenia priamo „osloviť“ vedenie organizácie (vedúci, zástupca riaditeľa) je zásadne dôležitá pre organizáciu efektívnej práce s dokumentmi a primeraný prístup k dokumentácii zo strany ostatných oddelení, ktoré ako sa často stáva, vnímať požiadavky služby DOÚ vo vzťahu k organizácii práce s dokumentmi ako neprimerané alebo nepodstatné.

Odborný názor O.V. Belykh, senior špecialista na správu dokumentov "Celkový rozvoj spravodajstva Rusko" Článok má „encyklopedický charakter“ s hlbokým a univerzálnym popisom cieľov a zámerov činnosti predškolskej vzdelávacej služby v moderných podmienkach. V čiastočnom prevedení sú charakteristické pre mnohé domáce organizácie a podniky. Moderná doba je charakteristická absenciou jasne štruktúrovanej služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie ako organizačno-metodického centra, ktoré tvorí jednotné pravidlá pre riadenie podniku a kontroluje dodržiavanie týchto pravidiel všetkými zamestnancami organizácie. Autor požaduje, aby sa predškolským vzdelávacím inštitúciám na podnikovej úrovni pridelil súbor pravidiel a požiadaviek. Metodický prístup autorky poukazuje na potrebu regulácie služby predškolského výchovného zariadenia a zásad jej prípravy a realizácie. Okrem toho autor zabezpečuje celý rad úloh, funkcií, práv a povinností predškolských vzdelávacích inštitúcií, ktoré sú základom pre vytváranie plnohodnotného dokumentačného fondu organizácie a vytváranie podmienok pre jeho efektívne využitie v súčasnej činnosti. organizácie. Prečítanie tohto článku umožňuje v praktickej aplikácii nielen analyzovať najproblematickejšie oblasti v danej oblasti činnosti pre konkrétny podnik, ale aj určiť, aké najdôležitejšie úlohy na zlepšenie systému predškolského vzdelávania je potrebné vyriešiť.

Ciele, ciele a funkcie

Pri regulácii činnosti predškolského výchovného zariadenia má veľký význam vymedzenie jeho cieľov a zámerov v už spomínaných približných predpisoch o službe predškolského výchovného zariadenia, táto časť má názov „Ciele a ciele služby predškolského výchovného zariadenia; “ V približnom ustanovení je účel služby predškolského výchovného ústavu formulovaný takto: „Hlavným cieľom služby predškolského výchovného ústavu je organizácia, riadenie, koordinácia, kontrola a realizácia prác na dokumentačnej podpore riadenia.“ Podľa nášho názoru túto formuláciu („organizácia, riadenie, koordinácia, kontrola a vykonávanie práce“) možno pripísať takmer každej činnosti, najmä preto, že to nie je ani cieľ, ale riadiace funkcie vykonávané oddelením.

Odborný názor A.N. Nazarov, Vedúci oddelenia správy a metodiky podnikovej elektronickej dokumentácie Administratívne oddelenie Gazprom Mezhregiongaz LLC, Ph.D. histórie Ako cieľ svojho článku „Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie: ciele, ciele a aktivity v moderných podmienkach“ V.F. Yankovaya načrtol „zváženie najdôležitejších zmien, ktoré sa odohrávajú v organizácii činnosti predškolských vzdelávacích inštitúcií, a ako sa tieto zmeny môžu premietnuť do predpisov o tejto jednotke“ a okamžite vyslovil výhradu, že „podpora dokumentácie (vedenie záznamov ) je pomerne konzervatívna oblasť aktivít.“ Tento rozpor je viac-menej zjavný v celom článku. Zvlášť jasne je to vidieť na príklade, ktorý uviedol V.F. Yankova porovnávacia analýza pojmov „kancelárska práca“, „podpora dokumentov“ a „správa dokumentov“ a stručné zhrnutie histórie ich vzhľadu, na základe ktorého sa vyvodzujú závery, že v skutočnosti žiadny z týchto pojmov „nenesie v jeho definícii nie je nič zásadne nové, čo by nám umožnilo vyzdvihnúť a priradiť mu osobitný obsah“ a všetky tri pojmy možno považovať za synonymá. Tento príklad je podľa nášho názoru veľmi orientačný, pretože väčšina zmien, ktoré sa v posledných rokoch udiali v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu (DOU), sa netýkala ani tak cieľov a zámerov, pred ktorými stoja služby DOU, ako skôr technológie používané na riešenie týchto problémov. Samozrejme, tieto zmeny boli do značnej miery spojené s „využívaním výpočtovej techniky v procesoch správy dokumentov, automatizáciou kancelárskych pracovných procesov, zavedením a používaním elektronických systémov správy dokumentov a elektronických dokumentov“, napriek tomu však hlavné predškolských zariadení sa takmer nezmenil. A tu V.F. Yankovaya opäť súhlasí s tým, že zoznam úloh, ktorým čelia služby predškolských vzdelávacích inštitúcií, bol vo všeobecnosti správne formulovaný v Štátnom systéme dokumentačnej podpory pre riadenie (GSDOU), ktorý zverejnil Hlavný archív ZSSR v roku 1991 V.F. Yankovaya len poznamenáva, že v súčasnosti je potrebné jasnejšie formulovať úlohy služieb predškolských vzdelávacích inštitúcií uvedených v Štátnej vzdelávacej inštitúcii pre deti. Okrem toho má autor článku pochybnosti o úlohe spojenej so znížením toku dokumentov, pretože podľa V.F. Yankova, je nesprávne hovoriť o tom „v podmienkach, kde je rast toku dokumentov objektívnym trendom. Môžeme hovoriť len o optimalizácii toku dokumentov, racionálnom smerovaní dokumentov a odstránení prípadov nekvalifikovanej dokumentácie.“ Aj v tomto prípade však hovoríme viac o otázkach terminológie ako o zásadných rozdieloch. Napríklad GOST R 51141-98 „Správa a archivácia kancelárie. Termíny a definície“ definuje tok dokumentov ako „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania“. Ak teda vychádzame z toho, že racionálne smerovanie dokumentov má za cieľ urýchliť ich pohyb a tým aj skrátiť čas potrebný na ich vyhotovenie v organizácii a eliminovať prípady nekvalifikovanej dokumentácie, má za cieľ okrem iného priviesť množstvo dokumentov v organizácii na optimálnu, potom hranica medzi znižovaním toku dokumentov a ich optimalizáciou prestáva byť príliš jasná. Možno možno povedať, že ciele a zámery predškolských vzdelávacích inštitúcií v našej dobe v zásade zostávajú tradičné, no využívanie nových technológií a nástrojov umožňuje zefektívniť riešenie týchto problémov.

Na poznámku

Nešťastným názvom pre službu kancelárskej práce je názov „všeobecné oddelenie“, keďže slovo „všeobecné“ v žiadnom prípade neznamená, že ide o útvar, ktorý zabezpečuje prácu s dokumentmi.

Zdá sa, že pri formulovaní účelu služby predškolského vzdelávacieho zariadenia treba vychádzať z toho, čo je v praxi výsledkom dokumentačnej podpory. V dôsledku dokumentačnej podpory si každá organizácia vytvára svoj dokumentačný fond - súbor všetkých dokumentov, ktoré vznikli pri činnosti organizácie, a to tak v nej vytvorených, ako aj prijatých od iných organizácií. Dokumentárny fond sa vytvára podľa určitých pravidiel, začína sa vytvárať vo fáze evidencie dokumentov, dokumentárny fond sa využíva v bežných činnostiach organizácie ako zdroj informácií pre rozhodovanie o riadení. Životnosť dokumentu pri kancelárskej práci sa končí zničením dokumentu po uplynutí úložnej doby, alebo ak je predmetom dlhodobého alebo trvalého uloženia, presunutím z dokumentačného fondu do archívneho fondu, t.j. archív organizácie. V dôsledku toho možno cieľ činnosti služby predškolského vzdelávacieho zariadenia formulovať nasledovne: vytvorenie plnohodnotného dokumentačného fondu organizácie a vytvorenie podmienok na jeho efektívne využitie v bežnej činnosti organizácie.

Toto konštatovanie možno vnímať ako celkom samozrejmé, no treba poznamenať, že samotný pojem „dokumentárny fond“ je novým pojmom. Nie je zaznamenaný v žiadnom slovníku alebo norme obsahujúcej kancelársku terminológiu. Až donedávna sa používal bez zodpovedajúcej jasnej definície. Jediným regulačným dokumentom, v ktorom sa tento pojem používa s vysvetlivkami odhaľujúcimi jeho obsah, sú schválené pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch. Nariadenie vlády Ruskej federácie zo dňa 15.6.2009 č.447.

V odsekoch 26 a 27 tohto dokumentu sa hovorí: „Spolkový výkonný orgán: a) tvorí svoj dokumentárny fond z dokumentov, ktoré vznikli v procese svojej činnosti<...>Vytváranie dokumentačného fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva spisová služba zostavovaním nomenklatúry vecí, vytváraním a evidovaním spisov, zaistením ich bezpečnosti, evidenciou a odovzdávaním vecí do archívu federálneho výkonného orgánu.“

Úlohy riešené v činnosti jednotky vyplývajú z cieľa alebo sú cieľom určené. Ciele a zámery služby predškolského vzdelávania zase určujú funkčnú náplň činnosti tejto jednotky.

Aby bolo možné sformulovať úlohy služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, je potrebné odpovedať na otázku: čo je potrebné urobiť, aby sa vytvoril plnohodnotný dokumentárny fond organizácie?

V približných predpisoch o službe predškolského výchovného ústavu sú úlohy útvaru formulované takto: „...Služba predškolského výchovného ústavu na základe cieľov rieši tieto úlohy:

2.1.1. zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi;

2.1.2. zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní, organizácii práce s dokumentmi, systémami vyhľadávania informácií, monitorovaním vyhotovenia a prípravou dokumentov na presun do rezortného archívu v súlade so Štátnou SDOU, GOST a ďalšími aktuálnymi normami;

2.1.3. zníženie papierovania, počtu formulárov a dokumentov;

2.1.4. vypracovanie a implementácia normatívnych a metodických dokumentov na zlepšenie dokumentačnej podpory v organizácii a podriadenom systéme (pre organizácie s podriadeným systémom), progresívne technológie na dokumentačnú podporu riadenia založené na využití výpočtovej a organizačnej techniky, zamerané na realizáciu činností organizácií“.

Odborný názor V.M. Kozlová, manažér dokumentov Úradu správy dokumentov spoločnosti JSC "Sukhoi Design Bureau" V činnosti akejkoľvek organizácie bez jasne definovaných cieľov a zámerov nie je možné dosahovať efektívne výsledky v práci. Preto je potrebné zodpovedne pristupovať k vypracovaniu miestnych predpisov organizácie, ktoré budú usmerňovať zamestnancov pri plnení služobných povinností. Predpis o štruktúrnej jednotke umožňuje jasne definovať miesto jednotky v organizačnej štruktúre spoločnosti a odrážať ciele, funkcie a úlohy, ktoré zamestnanci plnia. V tomto článku V.F. Yankovaya podrobne opísal požiadavky na obsah oddielov nariadenia o službe predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Autor určil účel činnosti služby predškolského vzdelávania, jej hlavné úlohy a funkcie, ktoré sú dnes relevantné v kontexte rozvoja informačných technológií, ktoré možno doplniť a objasniť v závislosti od špecifík činnosti organizácie. Informácie uvedené v článku pomôžu vypracovať nariadenie o štruktúrnej jednotke, ktorá spĺňa moderné požiadavky na špecialistov v oblasti dokumentačnej podpory pre riadenie. V dynamicky sa rozvíjajúcom podniku s pravidelnou optimalizáciou obchodných procesov spoločnosti musia zamestnanci sledovať relevantnosť informácií poskytovaných v miestnych predpisoch. Všetky zmeny, ktoré nastanú v procesoch činnosti spoločnosti, musia byť včas formalizované vo vnútorných riadiacich predpisoch a ich implementácia všetkými zamestnancami spoločnosti musí byť monitorovaná.

Zoznam úloh je podľa nášho názoru vo všeobecnosti formulovaný správne, ale bod 2.1.3 vyvoláva pochybnosti, keďže stanovenie úlohy „zníženia toku dokumentov, počtu formulárov a dokumentov“ v podmienkach, kde je rast toku dokumentov objektívny trend nie je správny. Môžeme hovoriť len o optimalizácii toku dokumentov, racionálnom smerovaní dokumentov a odstránení prípadov nekvalifikovanej dokumentácie. Okrem toho si úlohy predškolskej vzdelávacej inštitúcie vyžadujú jasnejšiu formuláciu.

Na základe nami formulovaného cieľa predškolskej vzdelávacej inštitúcie, formovania plnohodnotného dokumentačného fondu organizácie a vytvárania podmienok pre jeho efektívne využitie v bežnej činnosti organizácie, môžeme štruktúrovať úlohy predškolského zariadenia služba vzdelávacej inštitúcie takto:

• poskytovanie jednotnej technológie na vytváranie, spracovanie, ukladanie a používanie organizačných dokumentov počas celého ich životného cyklu;
• vypracovanie normatívnych a metodických dokumentov upravujúcich procesy tvorby, spracovania, uchovávania a používania dokumentov v činnosti organizácie, ich implementácia do praxe práce s dokumentmi a kontrola ich aplikácie;
• zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi na základe využívania informačných technológií, zjednotenie a štandardizácia dokumentov a procesov správy dokumentov;
• organizačné a metodické riadenie a kontrola kancelárskej práce v štrukturálnych divíziách a podriadených organizáciách. Úlohy služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie vám umožňujú zobraziť funkcie vykonávané týmto oddelením.

Funkcie akejkoľvek jednotky, bez ohľadu na to, čo robí, možno rozdeliť do dvoch skupín: všeobecné manažérske funkcie (funkcie vlastné každej jednotke) a špecifické (odrážajú vlastnosti danej jednotky, vyplývajúce z povahy a obsahu jej činností) a v konečnom dôsledku zabezpečenie dosiahnutia stanovených cieľov. Všeobecné riadiace funkcie zahŕňajú: organizáciu, plánovanie, reguláciu (koordináciu) a kontrolu činností. Funkcie vyplývajúce priamo z vyššie formulovaných úloh sa týkajú špecifických funkcií služby predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie. Funkčné činnosti služby predškolského vzdelávania by teda mali zahŕňať aj všeobecné riadiace funkcie a špecifické funkcie, ktoré zabezpečujú realizáciu cieľov a zámerov služby predškolského vzdelávania.

Dobre vedieť!

Funkcie jednotky sú v skutočnosti špecifické typy práce, ktoré musí jednotka vykonávať, aby dosiahla svoje ciele.

Skutočné riadiace funkcie služby možno formulovať takto:

• organizácia, plánovanie, regulácia práce na podpore správy dokumentov (dá sa povedať inak: procesy správy dokumentov), ​​účasť na tvorbe politiky organizácie v oblasti správy dokumentov;
• monitorovanie implementácie zavedených pravidiel a technológií pre tvorbu, spracovanie, uchovávanie a používanie dokumentov v organizácii vo všetkých fázach ich životného cyklu, vrátane používania elektronického systému správy dokumentov;
• kontrola nad tvorbou dokumentačného fondu organizácie (kontrola nad tvorbou spisov a zaistenie ich bezpečnosti) v štrukturálnych oddeleniach organizácie;
• sledovanie stavu organizácie práce s dokumentmi v podriadených organizáciách.

Medzi špecifické funkcie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie patria:

• vypracovanie normatívnych a metodických dokumentov o podpore dokumentácie (pokyny pre prácu v kancelárii (DOU), nomenklatúra vecí, administratívne predpisy o procesoch správy dokumentov, časové listy tlačív dokumentov a album tlačív a iných dokumentov) upravujúce procesy tvorby, spracovania , uchovávanie a používanie organizačných dokumentov;
• navrhovanie vzorov formulárov dokumentov, vytváranie jednotných foriem dokumentov, sledovanie ich používania v štrukturálnych oddeleniach organizácie;
• vývoj trás a technologických schém pre prechod dokumentov, vývojových diagramov administratívnych a obchodných procesov pre správu dokumentov (tvorba, spracovanie, uchovávanie a používanie dokumentov);
• realizácia zasielateľského spracovania dokumentov;
• organizovanie predbežného preskúmania dokumentov, zabezpečenie včasného predloženia dokumentov na posúdenie vedeniu organizácie;
• organizácia pohybu prichádzajúcich, odoslaných, interných dokumentov (organizácia toku dokumentov), ​​vrátane používania systému elektronického toku dokumentov;
• tvorba, údržba a používanie databáz, ktoré zabezpečujú evidenciu, účtovníctvo, kontrolu, informačné a referenčné práce s dokumentmi, vytváranie, uchovávanie, vyhľadávanie a používanie dokumentov v organizácii;
• organizovanie kontroly nad načasovaním vyhotovenia dokumentov (inštrukcií), regulácia postupu vyhotovenia dokumentov;
• vykonávanie analytických prác na základe výsledkov sledovania vyhotovenia dokumentov (pokynov) a informovanie manažmentu o výsledkoch vyhotovenia dokumentov (pokynov) a výkonovej disciplíne;
• zabezpečenie dokumentácie činnosti kolegiálnych (poradných, koordinačných, metodických a pod.) orgánov;
• organizovanie rýchlej výroby dokumentov, kopírovanie a kopírovanie dokumentov;
• distribúcia dokumentov (kópií dokumentov) štrukturálnym oddeleniam organizácie a podriadeným organizáciám;
• vývoj a koordinácia nomenklatúr prípadov štrukturálnych oddelení organizácie, vytvorenie konsolidovanej nomenklatúry prípadov;
• vykonávanie ročných prác na preskúmanie hodnoty dokumentov, príprava dokumentov na presun do archívu (alebo do archívu organizácie) a výber dokumentov s uplynutou dobou uloženia na zničenie;
• príprava návrhov prác na automatizáciu procesov správy dokumentov, návrhy na zlepšenie a rozvoj funkcionality používaného systému elektronickej správy dokumentov;
• zdokonaľovacie školenie zamestnancov služby predškolského vzdelávania, konzultácie s pracovníkmi organizácie v otázkach tvorby, spracovania, uchovávania a používania dokumentov.

Navrhovaný zoznam funkcií služby predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie možno považovať za univerzálny, t. j. taký, ktorý je možné v organizácii plne využiť bez ohľadu na obsah a charakter jej činnosti, organizačnú a právnu formu, objem toku dokumentov a ďalšie znaky .

Odborný názor G.V. Podkorytova, Vedúci oddelenia riadenia kancelárie spoločnosti JSC "FINEX Quality", Člen Cechu manažérov rekordov Opäť so záujmom o prezentovanú tému a s veľkým rešpektom ku konkrétnemu autorovi publikácie som si prečítal časopisecký článok. Ako odborník s dlhoročnými pracovnými skúsenosťami, a to aj v organizáciách rôznych foriem vlastníctva, môžem s istotou povedať, že cieľom článku, ktorý načrtol autor, je analýza zmien, ku ktorým dochádza v činnosti služieb predškolských vzdelávacích inštitúcií, a dokumentácia týchto zmien tvorbou (úpravou) ustanovení o rozdelení sú v práci organizácie viac ako dôležité a relevantné. Bohužiaľ, v praxi vrcholový manažment spravidla o takýchto publikáciách nevie alebo sa jednoducho nechce ponoriť do podstaty problému. Dôvody sú rôzne: prvoradými úlohami, ktoré sú podľa nich oveľa dôležitejšie a naliehavejšie, sú výroba produktov, poskytovanie služieb, v niektorých prípadoch chýbajúce návrhy na optimalizáciu dokumentácie podnikových procesov. zo strany špecialistov na predškolskú výchovu. Navyše na otázku, ako to v organizácii chodí s organizáciou kancelárskej práce, odpovie veľa manažérov kladne. Aj keď je potrebné poznamenať, že v poslednom čase manažéri čoraz viac nastoľujú otázku kvalitatívneho zlepšenia kancelárskej práce v organizácii, pričom chápu vysoký stupeň jej dôležitosti a významu. Vo svojej praxi som mal to šťastie, že som mohol pracovať s riaditeľom a neskôr s ním - generálnym riaditeľom, ktorý bol viac než pozorný k dokumentačnej podpore manažmentu, dôveroval odborníkom predškolskej vzdelávacej inštitúcie a tiež podporoval predškolské vzdelávanie. inštitucionálnej služby vo všetkých jej inováciách s predbežnou analýzou navrhovaných zmien. Treba zdôrazniť, že rovnako rešpektoval aj špecialistov z iných služieb organizácie. A s týmto prístupom vychoval mnoho vynikajúcich odborníkov. Čo dnes máme v jednotlivých organizáciách? Myslím, že to, čo poviem, je mnohým známe. Čo je to odborný referent, či už je to manažér služieb alebo bežný zamestnanec? Aké sú problémy služby vo vzťahu k iným, podľa manažéra, najdôležitejším oddeleniam? Naša služba a jej zamestnanci sa často ocitnú „na okraji“. Kto dostane výpoveď ako prvý? Case-producenti. Kto bude najmenej motivovaný dosahovať výsledky? Úradníci. Kto nepovažuje za dôležité prideľovať finančné prostriedky na pokročilé školenia a účasť na kolegiálnych podujatiach na výmenu skúseností? Úradníci. Kto nie je menovaný v štruktúrnych jednotkách? Opäť tí, ktorí sú zodpovední za vedenie záznamov. A čo by sme potom mali očakávať z hľadiska optimalizácie toku dokumentov a eliminácie prípadov nekvalifikovanej dokumentácie? Takmer nič. Preto konečný výsledok: dlhodobé, vrátane vrátenia, pohyb negramotných dokumentov; nízka úroveň výkonnej disciplíny pri práci s dokumentmi; vykonávanie bežných jednoduchých úkonov pri spracovaní dokumentov vysokokvalifikovanými zamestnancami služby predškolského vzdelávacieho zariadenia z dôvodu nedostatku pracovníkov namiesto plnenia úloh zavádzania a údržby moderných technológií pri práci s dokumentmi. A to nie je úplný zoznam opomenutí v organizácii dokumentačnej podpory pre manažment. Na záver by som chcel povedať nasledovné. Vážení vedúci, kolegovia! Naša služba predškolského vzdelávania nie je posledným miestom v práci organizácie. Venujte ešte raz veľkú pozornosť našim problémom a úlohám a výsledok na seba nenechá dlho čakať. A šetrenie peňazí na potrebách služby dnes, vrátane automatizácie dokumentov, zajtra môže byť jedným z dôvodov oslabenia trhových vzťahov so všetkými z toho vyplývajúcimi dôsledkami.

Tento zoznam funkcií však nie je vyčerpávajúci, v niektorých prípadoch môže byť doplnený o ďalšie funkcie, napríklad pre služby predškolských vzdelávacích inštitúcií úradov je dôležité ako samostatné funkcie vyzdvihnúť organizáciu práce na zváženie a vybavovanie odvolaní občanov, žiadostí právnických a fyzických osôb, žiadostí poslancov zákonodarných (zastupiteľských) orgánov a pod.

Práva, povinnosti a vzťahy

Okrem toho, že upravujú funkcie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, predpisy o nej stanovujú súbor práv a druhov zodpovednosti za možné porušenia, odchýlky od stanoveného postupu pri práci s dokumentmi, ako aj postup jej interakcie s vedením. , iné oddelenia organizácie a (alebo) podriadené organizácie, organizácie tretích strán a osoby.

Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie musí mať tieto práva:

• požadovať od vedúcich štrukturálnych jednotiek, podriadených organizácií a zamestnancov organizácie dodržiavanie stanovených pravidiel pre vytváranie, spracovanie, uchovávanie a používanie dokumentov;
• požadovať od štrukturálnych divízií a podriadených organizácií informácie potrebné na organizáciu práce s dokumentmi a vyhodnotenie jej výsledkov;
• vrátiť zamestnancom organizácie - vykonávateľom dokumentov a pokynov - nesprávne vyhotovené dokumenty, dokumenty pripravené v rozpore so stanovenými pravidlami pre schvaľovanie a osvedčovanie dokumentov;
• pripraviť návrhy administratívnych dokumentov (príkazov, pokynov) o činnosti služby predškolského výchovného zariadenia, organizácii a skvalitnení práce s dokumentmi;
• predkladať vedeniu organizácie návrhy na zlepšenie práce s dokumentmi, zvýšenie výkonovej disciplíny, zlepšenie foriem a metód práce a vytvorenie priaznivých pracovných podmienok.

Je dôležité vedieť!

Právo na štrukturálne členenie je mechanizmus, ktorý umožňuje realizáciu zavedených funkcií v prípade akýchkoľvek problémov (zásahov).

Časť „Zodpovednosť“ predpisov o službách predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie stanovuje kritériá hodnotenia práce jednotky. Hodnotiacimi kritériami sú v tomto prípade ukazovatele charakterizujúce kvalitu, včasnosť, súlad vykonanej práce so stanovenými objemami a ďalšie ukazovatele, ktoré sa používajú na meranie kvality a kvantity vykonanej práce. Kvalita práce môže byť určená stupňom súladu s normami, pokynmi, pravidlami a inými normatívnymi a metodickými dokumentmi, ktoré stanovujú obsah, spôsoby vykonávania a výsledky práce, ako aj absenciou chýb, opomenutí, nesprávnych výpočtov atď.

Dobre vedieť!

Včasnosť ukončenia prác je určená súladom konkrétnych termínov ukončenia prác s termínmi stanovenými plánovacími, administratívnymi alebo inými dokumentmi.

V tejto časti predpisov o službách predškolskej vzdelávacej inštitúcie je žiaduce zohľadniť zodpovednosť za:

• porušenie pravidiel, lehôt na vytváranie, spracovanie, uchovávanie a používanie dokumentov;
• porušenie zásad (pravidiel) tvorby dokumentačného fondu organizácie, strata alebo poškodenie dokumentov;
• nedodržiavanie technológie spracovania dokumentov zavedenej v organizácii vrátane používania elektronického systému správy dokumentov;
• zverejnenie oficiálnych informácií, nedodržanie režimu dôvernosti stanoveného v organizácii;
• neplnenie pokynov manažmentu v stanovenom časovom rámci a rozsahu;
• nedodržiavanie stanovených pravidiel požiarnej bezpečnosti, organizácie a ochrany práce.

V časti „Vzťahy“ predpisov o službe predškolského zariadenia sú definované informačné a dokumentačné prepojenia útvaru, dokumenty vytvorené v útvare; stanovuje, s ktorými organizáciami a divíziami sa interakcia uskutočňuje, aké informácie divízia prijíma a prezentuje, frekvenciu a načasovanie ich podávania alebo prijímania a tiež určuje, v akom poradí a kto posudzuje nezhody vzniknuté v činnosti divízie.

Táto časť nariadenia by mala zabezpečiť súčinnosť služby predškolského výchovného ústavu s vedením organizácie, všetkými funkčnými a pomocnými útvarmi organizácie, službou predškolského výchovného ústavu vyššej organizácie, archívnymi orgánmi, výskumnými alebo inými inštitúciami na otázky organizácie a skvalitnenia práce s dokumentmi.

Ciele, ciele, funkcie služby predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie ustanovené jej predpismi musia byť podrobne uvedené v pracovnej náplni zamestnancov tohto útvaru.

1 ÚVOD 2

2 KONCEPCIA SLUŽBY DOW 4

3 HLAVNÉ ÚLOHY A FUNKCIE SLUŽBY DOW 6

4 REGULAČNÉ PREDPISY PRE SLUŽBU DOW 9

5 ŠTRUKTÚRA A FUNKCIE SLUŽIEB DOW 14

6 ZÁVER 26

ÚVOD

V súčasnosti sa väčšina ruských vládnych organizácií a komerčných firiem vyznačuje absenciou usporiadaného systému vedenia záznamov, napriek tomu, že ide o racionálne a prehľadne organizované vedenie záznamov, ktoré určuje dokumentačnú podporu pre vedenie organizácie, môže výrazne zvýšiť efektivitu podniku.

Dokumentačná podpora manažmentu je činnosť, ktorá zastrešuje organizáciu dokumentácie a manažment dokumentácie v procese implementácie funkcií inštitúcie, organizácie a podniku, pôsobiacich ako samostatná štrukturálna jednotka. Môže to byť: obchodný manažment, všeobecné oddelenie, kancelária alebo sekretariát. Dokumentačná podpora riadiacich činností organizácie je najdôležitejšou obslužnou funkciou manažmentu, ktorej racionálne usporiadanie určuje rýchlosť a kvalitu manažérskych rozhodnutí a efektívnosť organizácie ako celku.

Relevantnosť témy predmetovej práce spočíva v tom, že kancelárska práca je jednou z riadiacich funkcií založených na vedeckej organizácii s využitím moderných technológií. V moderných podmienkach je práca s riadiacou dokumentáciou v mnohých inštitúciách založená na výpočtovej technike; funkcie služby podpory riadiacej dokumentácie sa neobmedzujú len na organizáciu toku dokumentov inštitúcie, zaznamenávanie dokumentov a monitorovanie ich vykonávania. Služba dokumentačnej podpory riadiacich činností sa priamo podieľa na stanovovaní úloh pri vývoji automatizovaných informačných systémov pre prácu s dokumentmi, pri zabezpečovaní prístupu k informáciám a informačnej bezpečnosti a pri skvalitňovaní práce s dokumentmi. A žijeme v dobe vedeckého pokroku, kde je všetko založené na zdokonaľovaní nových technológií, ktoré nám budú ďalej pomáhať v našej práci.

Cieľom práce v kurze je študovať vedecký problém správy dokumentov v organizácii, opísať štruktúru a odhaliť hlavné funkcie služby dokumentačnej podpory pre manažment a určiť účel v organizácii.

Na základe cieľa boli stanovené tieto úlohy:

štúdium periodika, ktoré odhaľuje tému práce v kurze;

hovoriť o službe riadiacej dokumentácie v organizácii, vymenovať jej hlavné úlohy a funkcie;

zvážiť štruktúru služieb manažérskej dokumentácie a opísať ich hlavné funkcie.

1. KONCEPCIA SLUŽBY DOW

Kancelárska práca je odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi.

Kancelárske práce pokrývajú celý rozsah prác na tvorbe a vybavovaní dokumentov, ich vybavovaní a kontrole termínov, evidencii dokumentov, tvorbe vecí z vyhotovených dokumentov, ukladaní a využívaní aktuálnych vecí a ich príprave na založenie do archív.

V súčasnosti pojem „kancelárska práca“ častejšie znie ako „podpora dokumentácie pre manažment“ (DOU).

Dokumentačnú podporu manažmentu vykonáva špeciálna služba, fungujúca ako samostatná štrukturálna jednotka. Môže to byť: obchodný manažment, všeobecné oddelenie, kancelária alebo sekretariát.

SDOU je organizačná samostatná štruktúrna jednotka inštitúcie, ktorá vykonáva prácu s dokumentmi.

Hlavnou úlohou služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie je včasné spracovanie a prenos riadiacich informácií potrebných na implementáciu funkcií na rôzne úrovne.

V malých organizáciách, kde je objem spracovávaných dokumentov malý a vytvorenie takejto služby je nepraktické, všetky práce na dokumentačnej podpore pre riadenie vykonáva tajomník manažéra alebo zamestnanec špeciálne určený na túto prácu.

Dokumentačná podpora riadiacich činností organizácie je najdôležitejšou obslužnou funkciou manažmentu, ktorej racionálne usporiadanie určuje rýchlosť a kvalitu manažérskeho rozhodovania a efektívnosť organizácie ako celku.

Výber organizačnej formy predškolskej vzdelávacej inštitúcie závisí od rozhodnutia vedenia a samotnej predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Regulácia zvolenej formy práce s dokumentmi je zakotvená v návode na kancelársku prácu

2. HLAVNÉ ÚLOHY A FUNKCIE SLUŽBY DOW

V moderných podmienkach, keď je práca s riadiacou dokumentáciou v mnohých inštitúciách založená na výpočtovej technike, sa funkcie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie neobmedzujú len na organizáciu toku dokumentov inštitúcie, zaznamenávanie dokumentov a monitorovanie ich vykonávania. Služba predškolského vzdelávacieho zariadenia sa priamo podieľa na stanovovaní úloh pri vývoji automatizovaných informačných systémov pre prácu s dokumentmi, pri zabezpečovaní prístupu k informáciám a ochrane informácií a pri skvalitňovaní práce s dokumentmi.

Ciele predškolskej vzdelávacej inštitúcie:

Zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi;

Zavedenie jednotného postupu pri práci s dokumentmi (ich príprava a spracovanie);

sledovanie vyhotovenia a prípravy podkladov na prevod do štátneho archívu v súlade s platnými predpismi;

Zníženie toku dokumentov a počtu formulárov dokumentov;

Vývoj a implementácia normatívnych a metodických dokumentov na zlepšenie predškolských vzdelávacích inštitúcií organizácie;

Účasť na vývoji a implementácii progresívnych technológií predškolských vzdelávacích inštitúcií založených na využití výpočtovej a organizačnej techniky, osobných počítačov.

Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie teda rieši tri hlavné súbory úloh a z týchto úloh vyplývajú funkcie:

1. Zabezpečenie dokumentácie riadiacich činností. Tieto úlohy je možné vyriešiť vykonaním nasledujúcich funkcií:

• vývoj a dizajn foriem, zabezpečenie ich výroby;

• zabezpečenie výroby dokumentov, kopírovania a replikácie;

• kontrola kvality prípravy a vyhotovenia dokumentov, dodržiavanie.

2. Organizácia práce s dokumentmi v inštitúcii. Tieto úlohy sa riešia vykonávaním nasledujúcich funkcií:

• stanovenie jednotného postupu pri odovzdávaní dokumentov (inštitucionálny tok dokumentov);

• špedičné spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;

• evidencia a účtovanie došlých, odoslaných a interných dokladov;

• kontrola vykonávania dokumentov;

• systematizácia dokumentov, zabezpečenie ich uchovávania a používania; organizácia práce s výzvami občanov;

• zabezpečenie informačnej bezpečnosti.

3. Zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi. Tieto úlohy zahŕňajú vykonávanie nasledujúcich funkcií:

• vývoj a revízia normatívnych, inštruktážnych, metodických dokumentov a ich upozorňovanie zamestnancov organizácie;

• metodické usmerňovanie a kontrola dodržiavania stanovených pravidiel pre prácu s dokumentmi v štruktúrnych útvaroch organizácie;

• zvyšovanie kvalifikácie zamestnancov organizácie a konzultácie s nimi v otázkach práce s dokumentmi;

• zefektívnenie dokumentácie organizácie, vykonávanie prác na zjednotení dokumentov, vypracovanie časového rozvrhu a albumu formulárov dokumentov používaných pri činnostiach organizácie;

• vývoj a implementácia nových foriem a metód práce s dokumentmi, zlepšenie toku dokumentov organizácie, zvýšenie výkonnej disciplíny;

• stanovovanie úloh pre vývoj a zlepšovanie automatizovaných informačných systémov a databáz pre prácu s dokumentmi.

3. REGULAČNÉ PREDPISY SLUŽBY DOW

Pre úspešnú prácu a priaznivé vyhliadky na rozvoj služby predškolského vzdelávania je potrebná regulačná regulácia samotnej služby predškolského vzdelávania.

Služba riadenia dokumentácie (DMS) a jej zamestnanci fungujú na základe nasledujúcich organizačných a právnych dokumentov:

• predpisy o stavebnej jednotke;

• popisy práce;

• pokyny na prácu v kancelárii.

Pri úprave činnosti duchovnej služby zohráva významnú úlohu stanovy organizácie - právny akt, ktorý určuje poradie vzniku, pôsobnosť organizácie, jej funkcie, úlohy, pracovný postup. Vývoj charty ovplyvňuje celkovú organizáciu kancelárskej práce. Organizačná štruktúra stanovená v stanovách umožňuje určiť súbory dokumentov, ktoré sa budú používať v riadiacich činnostiach.

V súčasnosti neexistujú žiadne regulačné dokumenty ani dokumenty metodickej povahy, ktoré by sa mali použiť na určenie jej štruktúry a výber názvu služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, preto majú organizácie právo samostatne rozhodovať o týchto otázkach.

V tomto prípade by sa mali brať do úvahy tieto faktory: povaha činností organizácie, jej štruktúra (počet divízií, počet riadiacich pracovníkov a celkový počet zamestnancov); objem toku dokumentov organizácie; prítomnosť podriadeného systému (podriadené organizácie, pobočky, divízie, zastúpenia) a povaha vzťahu medzi nimi a ústredným riadiacim orgánom.

Hlavné ustanovenia štátneho systému dokumentačnej podpory riadenia čiastočne upravovali názvy evidenčných služieb, ktoré sú typizované v závislosti od príslušnosti organizácií a inštitúcií k určitým skupinám a stupňom riadenia.

V súčasnosti existujú štyri hlavné organizačné štruktúry služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie:

• 1. Obchodný manažment.
• 2. Kancelária.
• 3. Všeobecné oddelenie.
• 4. Tajomník.

Case management sa vytvára na ministerstvách a oddeleniach ako štruktúra, v ktorej sa vykonáva práca s dokumentmi, a ako orgán na monitorovanie a koordináciu kancelárskej práce v centrále odvetvia. Podnikové riadenie, ktoré je v skutočnosti štrukturálnou jednotkou organizácie, je rozdelené do nasledujúcich štrukturálnych štandardných jednotiek:

1. Sekretariát je štrukturálna jednotka vytvorená na to, aby slúžila vedeniu organizácie. Obsahuje:

recepcia;

sekretariát prednostu a sekretariáty zástupcov prednostu;

sekretariát rady;

protokolárny úrad;

Funkcie sekretariátu zahŕňajú:

predbežné zváženie a príprava správy o dokumentoch prijatých v jeho mene manažérovi;

príprava jednotlivých dokumentov na pokyn projektového manažéra a ich koordinácia s funkčnými štrukturálnymi útvarmi organizácie;

organizačné a dokumentačné služby pre porady konané manažérom, dokumentujúce činnosť kolektívnych riadiacich orgánov.

2. Oddelenie racionalizácie predškolských výchovných zariadení (evidenčná práca) je centrom skvalitňovania predškolských výchovných zariadení, metodickým centrom.

Medzi jeho funkcie patrí:

vývoj a implementácia opatrení na zlepšenie technológie správy kancelárie;

rozvoj normatívnej a metodickej podpory kancelárskej práce (predpisy, pokyny, pravidlá, nariadenia, vysvedčenia jednotných tlačív a pod.);

vývoj klasifikačných referenčných kníh (názvoslovie prípadov, klasifikátory, zoznamy dokumentov s lehotami uloženia).

3. Úrad, ktorý sa zase delí na:

expedícia;

korešpondenčný úrad;

úrad účtovníctva a evidencie dokumentov;

počítačové centrum na spracovanie a reprodukciu textov dokumentov.

• 4. Oddelenie listov
• 5. Centrálny archív
• 6. Kontrola

Kancelária, podobne ako iná organizačná štruktúra služby predškolského vzdelávania, je vytvorená pri podnikoch, organizáciách výskumu a vývoja a vysokých školách. Štruktúra kancelárie zvyčajne zahŕňa tieto divízie (divízie, sektory, skupiny):

• 1. Expedícia – špecializovaná oblasť, ktorá prijíma a odosiela dokumentáciu a korešpondenciu poštou a kuriérom.
• 2. Divízia účtovníctva a evidencie dokumentov, ktorej úlohou je evidencia došlých, odoslaných a interných dokumentov, kontrola dodržiavania prijatých pravidiel pre vyhotovenie dokumentov, vytváranie a udržiavanie referenčného a informačného poľa.
• 3. Kontrolná skupina (kancelária, inšpekcia, oddelenie) sleduje načasovanie plnenia ústnych príkazov vedúceho, analyzuje výkonovú disciplínu a informuje vedenie o priebehu plnenia dokumentov a pokynov.
• 4. Skupina listov (odvolaní občanov) je zodpovedná za prijímanie a zohľadňovanie návrhov, žiadostí a sťažností občanov. Jeho funkcie sú nasledovné:

príprava odvolaní na posúdenie manažmentom;

kontrola nad načasovaním prípravy dokumentov odozvy v štrukturálnych divíziách organizácie;

informovanie žiadateľov o výsledkoch posudzovania ich odvolaní;

organizácia prijímania občanov v osobných záležitostiach vedením organizácie.

• 5. Skupina na prípravu dokumentov opätovne vytlačí dokumenty z konceptov, číta a upravuje texty dokumentov a zaznamenáva vykonanú prácu.
• 6. Kopírovacia kancelária spravidla funguje v tých organizáciách, ktorých činnosť zahŕňa distribúciu veľkého množstva regulačnej alebo administratívnej dokumentácie. Úlohy kancelárie sú obmedzené na kopírovanie dokumentov, kopírovanie textov dokumentov, prípravu reklamných materiálov, brožúr a brožúr.
• 7. Archív organizácie - prijíma ukončené prípady a pripravené na uloženie od štruktúrnych jednotiek, poskytuje im metodickú pomoc, vedie evidenciu a uchováva dokumenty, kontroluje dodržiavanie pravidiel pre vznik, ukladanie a používanie spisov v štruktúrnych jednotkách, pripravuje spisy na prevod do štátneho úložiska.

Všeobecné oddelenie je služba pre prácu s dokumentmi vo výkonných orgánoch a výkonných štruktúrach (primátor, prefektúra, obec) samosprávy.

Vo všeobecných oddeleniach sa zvyčajne vytvárajú rovnaké oblasti, ktoré sú typické pre kanceláriu, ale spájajú sa tu jednotky ako oddelenie protokolu, listová skupina a recepcia. Prítomnosť týchto štruktúr sa vysvetľuje špecifikami činnosti, povahou riadiacich postupov, postupom rozhodovania a osobitosťami dokumentácie v týchto inštitúciách.

Protokolová skupina vzniká ako súčasť inštitúcií, ktoré majú vo svojej štruktúre stály kolegiálny orgán. Vykonáva nasledujúce funkcie:

príprava návrhov regulačných a administratívnych dokumentov (edícia, realizácia a uvoľnenie), listov, certifikátov, ich koordinácia so štrukturálnymi divíziami;

analýza dokumentov pripravených štrukturálnymi divíziami;

príprava stanovísk k dokumentom vypracovaným štrukturálnymi divíziami;

organizovanie a vedenie zasadnutí kolegiálneho orgánu, dokumentovanie ich činnosti.

Tajomník inštitúcie vykonáva všetky práce s dokumentmi v malých inštitúciách a organizáciách, ktoré nemajú vnútornú organizačnú štruktúru.

Súčasné regulačné a metodické dokumenty teda upravujú názov a približnú štruktúru služby predškolského vzdelávania štátnych podnikov, inštitúcií a organizácií. Čo sa týka neštátnych štruktúr, o vytvorení služby, jej názve a vnútornej štruktúre rozhoduje vedenie organizácie. V spoločných podnikoch o tejto otázke rozhoduje predstavenstvo, v akciových spoločnostiach - zakladajúca konferencia, v družstevných štruktúrach - valné zhromaždenie členov družstva.